バーチャルオフィスとは、仮想のオフィスのことで、オフィスの住所だけを貸し出すサービスです。住所だけの貸し出しになるので実際の作業スペースは存在しませんが、バーチャルオフィスの住所を利用して法人登記をすることができます。今回はバーチャルオフィスの概要、メリット・デメリット、バーチャルオフィスの利用に向いている業種について詳しく解説します。
目次
バーチャルオフィス（virtual office）は、事務所としての機能のみをレンタルできる「仮想の事務所」です。事務所を所有・賃借することなく事業を行えるように、住所や電話、郵便などの基本情報を提供するサービスとなります。机と椅子など仕事をするスペースは備わっていないため、別途用意しなければなりません。また、バーチャルオフィスには定額料金制と従量課金制の2つのタイプが存在します。定額料金制は、コンサルティング業やセミナーなどの利用目的に向いています。住所以外にも電話番号の利用が料金に含まれているプランもあるため、顧客とのやりとりが増えても対応しやすい点が特徴です。従量課金制は、法人登記など基本的なサービスのみ最初から利用可能で、その他のサービスは都度料金を払って利用します。状況に応じて、利用するサービスを臨機応変に組み合わせたい場合に向いています。
近年、働き方の多様化やITのインフラの進歩により、様々な場所で仕事をする人が増えたことからバーチャルオフィスが注目されるようになりました。また、メディアで取り上げられる場面も増え、バーチャルオフィスの認知度が向上したことも要因のひとつです。コロナ禍でWeb会議やオンラインコミュニケーションを補完する存在として、バーチャルオフィスの注目度は高まりました。
バーチャルオフィスの基本サービスは住所と電話番号のレンタルですが、オプションサービスによって以下の機能の利用も可能です。
事務所をかまえるとなると、敷金・礼金、保証金などのイニシャルコストに加えて、毎月の賃料や冷暖房費などのランニングコストがかかります。しかし、バーチャルオフィスであればイニシャルコストがほぼ不要で、ランニングコストプランやオプションサービスの利用料金のみとなるため、大幅にコストを削減できます。
経費削減について、以下の記事にまとめています。より詳しく見たい方は参考にしてみてください。
戦略総務を始めませんか？ 経費削減のすすめ
賃貸事務所やレンタルオフィスを契約するとなると物件探しや審査が必要となり、最低でも1～2ヶ月程度かかります。また、申し込み書類や前払賃料の準備もしなければなりません。一方、ほとんどのバーチャルオフィスは、個人契約であれば本人確認書類のみ、法人契約であれば会社登記簿謄本と代表者の本人確認書類のみで手続きでき、スピーディに事業を始められます。
都心一等地は賃料が高い傾向にありますが、バーチャルオフィスなら人気エリアの住所も安く利用できます。東京03の電話番号を使用でき、名刺や公式サイトに都心一等地の住所を記載できるため、集客やブランディングにも役立てられるでしょう。
バーチャルオフィスは複数のユーザーが同じ住所を利用します。この仕組み上、その住所を会社の所在地としてインターネット上に記載すると、顧客が住所検索をした際に同じ住所の異なる会社が複数表示されてしまうのです。その結果として、バーチャルオフィスであることが顧客に知られてしまう可能性があります。
自宅でPCの使用のみでネットショップを運営したい場合、自宅の住所や電話番号などの個人情報を公開するのは抵抗がある方も多いでしょう。そのような方にも住所と電話番号をレンタルできるバーチャルオフィスは向いています。前述のとおり、都心一等地の住所が利用できることもあり、バーチャルオフィスはネットショップの運営者から高い人気があります。なお、ネットショップでバーチャルオフィスを利用する場合は、サイト上に特定商取引法に沿った表記を行ない、住所や電話番号が自社のものではないことを明記しなければなりません。
オフィスが必要ないインターネットビジネスのような業種にも、バーチャルオフィスは有効活用できます。フリーランスで活動しているWebデザイナーやWebマーケティング、広告デザイナーなどが一例です。会社の拠点としてバーチャルオフィスを登録すれば、顧客に自分の住所や電話番号を教えずに済むため、プライバシー保護にも有効です。
経営コンサルタントや語学講師は、特定のオフィスを構えずにオンラインでの業務も可能であるため、バーチャルオフィス利用が向いている業種です。都心一等地の住所を名刺や公式サイトに記載することで、企業のブランディング効果も期待できます。個人事業主として開業する場合も、オフィスに関わるコスト削減やプライバシー保護が可能というメリットがあります。
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新型コロナウイルス感染症の影響もあって、会社以外の場所で柔軟に働ける体制が求められています。バーチャルオフィスはスタートアップ企業や個人事業主の方はもちろん、フリーランスの方にとっても利用しやすいサービスです。仕事のスペースはないものの、住所や電話番符号のみの利用やそのほか事務関係のサービスを利用したい方は、バーチャルオフィスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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