【SmartHR × MFクラウド給与 × AKASHI特別対談】業務効率化で、会社を動かす「総務」になる

勝山

社労士の立場から話すと、いまだにタイムカードをFAXで送ってくる企業が多いのですが、文字がつぶれて解読できないことなんて日常茶飯事。「これは何て書いてあるんですか？」なんて問い合わせで時間をとられてしまうんです。また、Excelでデータを送ってくる会社も多いですが、関数が削除されているケースもあるので、計算が合っているかをいちいち確かめなくているんです。こうした無駄なコミュニケーションって、総務の現場でも大きな課題だと思いますよ。

副島

私もバックオフィス経験が長かったので、よくわかります。それが毎月のように起きて、わからない人は、何度見てもわからないことがよくありました（笑）。ちなみに、バックオフィス勤務でとくに苦労するのが、年末調整。社員数が多く、拠点がたくさんあったりすると、作業だけで１日が終わってしまうなんてことも。何千枚という書類を用意して、郵送して、チェックして、紙の情報をデータ化して……。誰にでもできる作業に時間を取られるって、本当にもったいないなと思っていました。

山田

仕事の性質上、どうしても作業は必要ですが、「二度手間が多い」ことは問題ですよね。たとえば、給与計算の時に、一度別のシステムに入力した勤怠のデータを打ち直さなくてはいけないなんてこともあります。先ほど、話に出た従業員への確認もそうですが、「それってバックオフィス本来の仕事なの？」と言いたくなる時もありますね。

副島

「二度手間から開放してあげること」ですね。紙の情報をデータ化する

勝山

勤怠管理においては、出勤簿などアナログな部分がいまだに多いですから、「デジタルとの間で生じる面倒な作業や集計の手間を省くこと」がポイントだと言えます。「AKASHI」のおかげで、私も電卓を打つ回数が劇的に減りましたから、社労士にとってもありがたいシステムなんです（笑）。また、企業によって独自の勤怠ルールが存在しますが、それらに柔軟に対応していけることも、「AKASHI」の強み。導入の際には、プロの社労士がコンサルティングを行い、顧客ごとに最適なかたちで利用していただけるんです。四半期ごと、１年ごとにデータを集計し、それらを評価・検証したいなんて要望は、とくに多いですからね。

山田

私は、ベンチャー企業向けにバックオフィス業務のコンサルティングをしていたことがあるのですが、業務効率が悪い組織って、「業務にシームレスさがない」という傾向が見られるんです。だから、二度手間も生じるし、確認の手間やミスも多くなってしまいます。そこで当社では、「ConnectedHR」というコンセプトを掲げ、さまざまなツールとの連携が可能なソリューションを提供しているんです。実際に、「ＭＦクラウド給与」では、銀行のAPIと連携し、給与計算から振り込みまでを一気通貫で行うことまでできるようになっています。ここに集まっている各社さんのシステムとも、データ連携を可能にすることで、シームレスで無駄のない環境をつくれるようになっていますよ。

山田

そうですね。ただ、アーリーベンチャーにおいては、「バックオフィス業務をどのような流れで行うべきか、何が必要か」が理解されていない状況にあるんです。実際にプロフェッショナルを雇って、初めて間違いに気づくといった企業も多い。各企業のバックオフィス業務に対する取り組みって、オープンになることがほとんどないじゃないですか。

勝山

とくにベンチャーって、自分の得意分野からスタートするから、バックオフィス業務の知識が皆無であるケースが多いんですよね。知っている人が入ってこないと、問題があるのかどうかもわからないという……。

副島

担当者が複数存在する大企業なら情報交換もできるけれど、１人で切り盛りしているような中小企業では、それができません。「資産運用どうしてる？」なんて、他社の人と情報交換する機会なんて全くありませんよね？

山田・勝山

ないですね（笑）。

副島

そうした交流の場があるだけで、バックオフィスの仕事って大きく変われると思うんですよ。企業や業界の枠を越えて、ヒントを得られれば、新たな提案や取り組みも生まれやすい。「somu-lier」で、そうしたイベントを企画してみても面白いんじゃないですかね。

副島

単純作業はIT化によってどんどんなくなります。なので、作業の煩雑さに追われていても、「甘え」を持っていると業務のスキルがいつまでたっても身につきません。バックオフィス業務には受け身の作業が多くありますが、そこに終始して、自らを成長させることができていない人がたくさんいる。人事から総務まで、いろいろなことを任されて、その企業では重宝されている。けれど、いざ転職する時に、確固たる専門性がなくて評価されないなんてよくある話。たとえ、受け身の業務でもそこから学び、自らの専門性を磨くことはできます。「この会社を回せる、動かしていける人材になってやる」くらいの気持ちを持って、仕事に向き合うこと。そうすれば、仕事はもっと楽しいものになり、自分自身を成長させることだってできると思います。

勝山

「作業＝仕事」という誤解が蔓延していますよね。経営者の近くで仕事をしていると、そこでしか知り得ない情報があるし、会社の目指す方向性も理解しやすい。会社のビジョンを実現するための取り組みだって提案していけるはずなんです。まずは固定観念を捨てることです。そうすれば、自ずと視野は広がり、仕事の中身は劇的に変わると思います。

山田

やはり仕事に好奇心を持つことが大切なのでしょうね。当社の管理部門では、「攻めのバックオフィス」というスローガンを掲げ、作業を効率化し、積極的に社員のニーズを聞いたり、経営層の意志をかたちにしたりしています。だから、いろいろなことに積極的ですし、他の部門の社員とも積極的に意見交換していますよ。労働人口が減少する中で、優秀な人材を集め、組織を発展させるためには、よりよい企業づくりが必要不可欠です。そうした意味で、今の状況はバックオフィスワーカーにとって大きなチャンスであり、ターニングポイントだと言えるかもしれませんね。