複数の業務に追われることが多い総務部には、タイムマネジメント能力が不可欠です。タイムマネジメント能力は総務に限らず、すべてのビジネスパーソンに有用なスキルであり、数値目標やルールの設定によって効率的に業務を進めることができます。今回はそんなタイムマネジメントのスキルについて、具体的な方法と便利なツールを紹介します。

今すぐ使えるタイムマネジメント術！

タイムマネジメントの実践は、2つのフェーズに分けて考えてみると良いでしょう。1つめは、自己分析を通して自分の働くスタイルを認識するという段階です。次いで、To doリストを作成する段階へ移り、実際に予定を立てていきます。この第2フェーズがタイムマネジメントの肝と言えますが、この後も実際に予定をこなしていく中で適宜自己分析を行い、修正と改善を図っていきます。このように、自己分析と計画の策定・実行のサイクルを幾度も繰り返していくことが、タイムマネジメントスキルの向上には重要となります。では、それぞれの段階でどのようなことを行うべきなのかを見ていきましょう。

自分の働くスタイルを認識する

To doリストを作る前に、まずは従来の自分の働き方を認識することから始めましょう。たとえば、前日のタイムスケジュールを可能な限り詳細に書いてみましょう。仕事に費やした時間を記録できるアプリなどを利用すると効率的です。これについては後ほど便利ツールの項で紹介します。こうして可視化された現在のスケジュールから改善できるところ、削除できるところを吟味して、次は理想的なタイムスケジュールを書いてみましょう。こうした作業によって、実際に1日の中でこなせる仕事量のキャパシティ、どれだけ予想外の仕事が入りうるのか、1日の時間の効率的な分配方法などを確認できます。

To doリストを作成する

自分の働くスタイルを認識したら、次にTo doリストを作成しましょう。改めて説明すると、To doリストとは1日にやらなくてはいけないことをまとめたリストのことです。これがタイムマネジメントの基本になりますが、To doリスト作成の際には、むやみに項目を羅列するのでなく、以下のポイントを考慮するとより効果的になります。

• 優先順位をつける
  To doリストでの最重要事項が、仕事に優先順位をつけることです。優先順位のつけ方は色々ありますが、緊急性と重要性の高さによって仕事を4つの象限に分け、優先順位をつけるという方法が効果的です。「緊急性が高く、重要性も高い仕事」を最優先で行い、それ以降は「緊急性は高いが、重要性が低い仕事」→「緊急性は低いが、重要性が高い仕事」→「緊急性も重要性も低い仕事」の順に進めていきます。

• やるべき量を数値化する
  To doリストに漠然とある仕事を行うと記載しても仕事の能率は上がりません。何本の書類作成を行うのか、仕事の何%を終わらせるのかなど細かい数字を決めるようにしましょう。この数字は、自分の仕事スタイルの分析結果から導くと良いでしょう。

• 1日の始めには簡単なことを行う
  1日の1番始めの仕事を簡単な仕事にすると、精神的に取り組みやすい上、簡単に達成感も得られるので仕事のエンジンが入りやすくなります。細かいこととは言え侮れないタイムマネジメントのポイントです。

• 重要な会議などは午前中に行う
  重要な会議が午後や夕方にあると、その会議を気にするあまり午前中の仕事に身が入らないという方は意外と多いのではないでしょうか。そのため、重要な会議などは出来るだけ午前中に済ませるようにすると、1日の時間をより有効活用できるでしょう。

• 大きな仕事は細分化した仕事に分ける
  達成までに長い時間を要する大きな仕事は、作業や段階を細かく分けて、小さなタスクの集合として捉えるようにすると良いでしょう。そうすることで、この日に達成すべき仕事量は細分化した仕事のうちのいくつ分などというように設定できるようになり、予定が立てやすくなります。

• 単純作業と頭脳作業は時間を分ける
  1度集中すると頭が冴えるという経験は、どなたもお持ちのことと思います。脳を使う作業はまとめて行うようにすると作業効率が上がるという場合があるので、一種のテクニックとして覚えておくと良いでしょう。

• 1日の4分の1から3分の1は空けておく
  To doリストを作成したからといって、毎日そのリスト通りに仕事ができるわけではありません。また、緊急の仕事が舞い込んでくるという可能性もあります。従って1日の業務時間のうち、目安として4分の1から3分の1の予定は空白にしておくと良いでしょう。もし時間が余ったら翌日の仕事を前倒しして行うことができますし、そうできれば気分の面でも良い効果があります。

以上のポイントを抑えてTo doリストを作成したら、後は実行に移すのみです。最初はあまりうまくいかない点が多々出てくると思いますので、その都度自分の働き方を自己分析し、To doリストの修正を行うというサイクルを繰り返してください。

タイムマネジメントに便利なツールとは？

タイムマネジメントの方法を確認しましたが、以下のような便利なツール用いることで更に生産性を向上させることができます。

• Toggl
  『Toggl』というアプリでは、仕事にかかった時間を仕事の種類別に管理することができます。週単位のレポートとして所要時間のグラフを見ることができるので、先に説明したタイムマネジメントの2フェーズのうち、自分の働くスタイルを認識する段階で効果的に利用できます。

• aTimeLogger
  『aTimeLogger』というアプリでは、仕事だけでなくプライベートの部分の時間も管理してくれます。そのため、プライベートの時間も含めた1日全体の活動をタイムマネジメントしたいという人におすすめです。Togglとともに自分の働くスタイル分析に利用できます。

• Any.do
  『Any.do』はTo doリスト作成のアプリで、リマインダー機能がついているため忘れずに仕事を行うことができます。To doリストを作るためのアプリは、Any.do以外にもChatWorkやDo!など様々なツールがあるので、ご自身にあったツールを探してみてください。

まとめ

タイムマネジメントは直訳すれば時間管理となりますが、以上の説明からもわかるように、むしろ行動の管理と捉えた方が適当かもしれません。時間の管理はもちろんのこと、行動を変えていくという気持ちをもってタイムマネジメントを行うようにすると、成功する可能性も上がることでしょう。