シフト勤務が多様化する中で、シフト表を作成する管理者の負担増は企業の中でも課題となっています。シフト作成といった非生産性の業務を削減するためのツールとして、さまざまな機能を備えた勤怠管理システムが登場しているのをご存じでしょうか。シフト表の作成を含め、便利なシフト管理のサービスをご紹介します。

毎月、憂うつ？シフト作成者が経験している苦労とは

24時間営業の店舗や工場に限らず、シフト勤務は多くの事業場で採用している勤務形態です。シフト表の作成は直接、生産性につながる業務ではないため、いわゆる“非生産性の業務”になります。ただ、非生産性といっても、シフト制の職場では不可欠な業務で、しかも必要な人数を適切に配置するのは決して容易なことではありません。シフト作成などのシフト管理は担当者の多くが頭を悩ます業務の1つでしょう。

• 複雑なシフト！急な変更も日常茶飯事？

シフト制といってもそのパターンはさまざまです。早番と遅番の2つのパターンの職場もあれば、1つの事業場の中で部門ごとに4組3交替や3組3交替など複数のパターンが同時に存在していることもあります。「まるでパズルのよう」とシフトを作りながらため息をつく人がいますが、シフト作成は多くの時間とエネルギーを要する作業です。

また、シフト勤務ではスタッフの休み希望を考慮しながら必要な人数を確保することは難しく、さらに、急病などによる欠員が生じることもよくあることでしょう。急な欠員の場合、至急、ヘルプ要員を配置しなければなりません。1つの店舗内だけでなく、いくつかの部門や店舗がある場合はその中でのやりくりをすることもあるでしょう。やりくりがうまくいかないと欠員で乗り切るしかないので、それを防ぐにはその日の人員配置やその月の労働時間数などをいかに早く把握して対処できるかが重要になります。

作業時間の削減！勤怠管理システムを利用したシフト作成

• 利用している事業場は規模も業種もさまざまな

勤怠管理システムはパソコンをはじめ、スマホやタブレットで勤怠管理を行うことができます。近年、便利で使いやすいサービスが数多く提供され、中でもサービスプランの中から選択するクラウド型は初期費用がほとんどかからないため導入しやすいことが魅力です。

また、勤怠管理システムを導入している事業場は大企業に限りません。100名以上、あるいは500名以上といった人数を限定したサービスもありますが、10名未満の事業場で利用できるサービスもあります。そのため、少人数の事業場でも導入されており、小売店や飲食店、あるいはクリニックや製造業など業種もさまざまです。

• 勤怠管理シフトなら複雑なシフト作成も可能

タイムレコーダーというと、紙のタイムカードをイメージする方も多いことでしょう。しかし、現在はIDカードや静脈認証による本人確認によって出退勤を確認する方法もあり、勤怠データをパソコンに簡単に移せるなど便利な機能を備えたものが提供されています。多機能のタイムレコーダーになるとシフトのパターンを6通り、あるいは9通りといった多くのパターンを設定して管理することが可能です。しかし、シフト表の作成は、別に行う必要があります。

シフト表作成の機能を備えた勤怠管理方法としては、勤怠管理システムを導入するのが効率の良い方法といえるでしょう。勤怠管理システムの1つの機能である「シフト管理」として行える主なものを以下に示します。

・シフト表の作成

具体的には、過去のシフトをコピーして利用したり、ドラッグするだけで連続勤務のラインを引くことができたり、また、予めパターンを設定すれば自動作成も可能です。さらに、必要な人員を設定しておくと、人員に過不足があった場合に警告機能で知らせてくれるためミスの予防にも役立ちます。

・シフト表の確認

パソコンをはじめ、スマホやタブレットでシフト表を確認でき、また、一目で見られるためわかりやすいという利点もあります。さらに、シフトの予定と実績を見比べることも可能です。

・シフトの申請

パソコンだけでなく、スマホを使って勤務の日時や休みの申請ができ、承認されたかどうかもスマホで確認できます。

・日次、月次の管理

シフトを作成すると、日次、あるいは月次の労働時間がすぐにわかり、人件費の概算も知ることができます。

過去の売り上げなどの情報と組み合わせることで配置すべき人数をより的確に予測できるため効率の良い人員配置が可能となり、人件費の無駄を削減することにつながります。

クラウド型勤怠管理システムを導入するときのポイント

• どんな機能が必要？無料体験を利用して使い心地を確認！

クラウド型は機能をカスタマイズすることはできません。しかし、出退勤の打刻や集計といった基本機能に限定したものから、多彩なサービスを備えたものまでさまざまなプランがあります。ほとんどのサービスが無料体験を用意しているので、実際に使い比べると良いでしょう。

ただ、課題もあります。出退勤の打刻はスマホで行うことも可能となっていますが、ICカードを使う場合は専用の打刻機、パソコンを使うなら勤怠管理用にパソコンの設置が必要です。社員に1台ずつパソコンを貸与している職場なら問題ありませんが、パソコンの準備が新たに必要であればコストがかさむでしょう。また、パソコン操作に不慣れな人が多いなどそれぞれの職場で働いている人に合わせた打刻方法を併用するなど社員に負担をかけない配慮も大切です。

効率化を図ることは経営にも良い影響！

シフト管理は非生産性の業務とはいえ極めて重要で、しかも負担の大きい業務です。しかし、シフトを作成するとき担当者は「毎月、大変なのは仕方がない」と効率化を諦めているということはありませんか。不便さを感じているときは、逆にいうと効率化できる部分が多いことでしょう。また、事業を拡大して社員数が増えた、あるいは支社も多くなり一括管理が必要になったというときも、勤怠管理の方法を検討する良いチャンスです。

勤怠管理システムを導入すると作業が簡単にできて時間の短縮もできる、さらに、データ化して給与計算や職場の分析などにも使いやすいとしたら費用をかける価値があるでしょう。ただ、導入の検討では作業の負担が大きいことをアピールするより、「こうするともっと生産性が上がり、収益アップになる」といった経営につながるメリットを探すことが重要です。

たとえば、社員の勤怠状況をリアルタイムで把握することで体調不良に早く気づき、早期に対処することによって重症化するのを予防できる可能性があります。社員の体調不良や病気を予防し、心身ともに良い状態で働くことは生産性の低下を防ぐだけでなく、生産性を高めることにもつながる大切なことです。「コストはかかるが、もっと得られるものがある」という費用対効果の視点で考えると良いでしょう。

まとめ

近年、さまざまな働き方が可能となり、シフト制の職場ではシフトの組み方も複雑になっているため、シフト管理は煩雑で負担感の大きい業務です。しかし、勤怠管理システムを利用することで効率化を図ることができ、非生産性の業務に費やしていた時間を生産性のある業務に充てることができます。提供されている勤怠管理システムのサービスも多様なため、無料体験などをうまく使って自社に合ったサービスを探しましょう。