最近注目を集めている企業のオフィスのペーパーレス化は、仕事の効率のアップや紙のコストの削減が見込めます。しかしながら、多くの企業でまだまだ普及が進んでいないのが現状です。今回の記事では、働き方改革にも貢献するオフィスのペーパーレス化について、そのメリットとデメリット、なかなか導入が進まない理由を解説していきます。
ペーパーレス化について
ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とはその名の通り、紙を使わなくなることを意味します。今までは紙媒体に印刷していた資料などを、クラウドサービスなどを活用して、電子データの形で共有します。これにより情報のやり取りの効率化や、紙や印刷にかかる費用の節約を期待できます。もちろんペーパーレス化の現象は会社業務の外でも見られ、スマートフォンやタブレットで気軽に電子書籍を読むことなどもその1つの例と言えます。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化には、以下のメリットが考えられます。
- 業務の効率を向上できる
紙媒体の資料の場合、必要になったものを探し出す手間がどうしてもかかってしまいます。倉庫等に保存している過去の古いデータであればなおさらです。しかしペーパーレス化を進めて電子データとして保存していれば、検索機能により容易かつ瞬時に必要なデータを探し出すことが可能です。
- コストを削減できる
ペーパーレス化により、紙にかかるコストを大幅に削減することができます。企業の会議などでは、1度に多くの紙が消費されます。そのため、紙代や印刷代、紙の保管コストや廃棄コストを大きく削減できます。
- 情報セキュリティが向上する
企業にとって、顧客情報や機密情報が記載された書類が盗難されたり、不特定多数の目に触れたりすることは非常に危険な事態です。電子データとして管理すれば、パスワードの設定などによって、閲覧可能な従業員の制限や紛失・盗難の防止をすることが可能です。紙媒体の書類と比べると、大幅にセキュリティを強化することができます。
- 遠隔地でも情報共有ができる
グローバル化の進展に伴い、海外の顧客や支店との会議を行うという企業が増えています。このような会議の場合、保管している電子データを送信するだけで情報を共有することができます。
- 環境に優しい
平成25年のデータでは、日本の年間の紙・板紙の消費量は2,731万トンにも及びます。紙の生産・消費の背後には森林の伐採や森林破壊があり、紙の使用の削減は自然や地球にも優しいと言えます。
ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化には上記のようなメリットがある一方で、デメリットもまた少なからずあります。
- 手軽にメモできない
ペーパーレス化により書類が全て電子データになると、必要に応じてメモを書き込んだりすることが紙媒体ほど自由にはできません。また、付箋をつけることもできません。
- IT機器に不慣れな人は使いづらい
電子データの管理などに関して、IT機器にあまり慣れてない人は設定等に苦労するかもしれません。IT機器が使いやすい環境を整えることが重要と言えます。 - ディスプレイ表示の文字が見にくい
ディスプレイ上の文字が小さく見づらいという人もいます。そのような場合、解像度の高いディスプレイや大きいディスプレイの設置が重要となります。
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ペーパーレス化の普及
ペーパーレス化の導入にあたって
多くのメリットがあるペーパーレス化を実際に推し進めるにあたって、すべての書類が電子化できるわけではない点には注意が必要です。帳簿書類や高額取引の領収書などの重要書類は、最初からデジタルで作成している場合には電子保存が可能ですが、もともと紙媒体で作成したものをスキャナー等によって電子データへ変換して保存することは法律によって禁じられています。
こうした注意点を踏まえた上で、ペーパーレス化の導入は、社内文書と社外文書から取りかかるのが有効です。社内文書は、主に会議資料や領収書、給与明細などの社内の情報共有のために用いられる文書のことです。また社外文書は、主に自社と取引のある会社とのやりとりの際に用いられる文書のことです。いずれの文書も、電子化を通してペーパーレスにすることができます。
ペーパーレス化が失敗する理由
ペーパーレスへの移行は時代の趨勢であるように思えますが、実際にはまだまだハードルが高くなっているのが現状です。その理由の説明として、一般的に以下のことが言われています。
- 社員のITリテラシーが追いつかない
パソコンなどの機器に慣れていない人は、様々なミスを犯してしまうことが考えられます。マニュアルの作成や研修などを通して、新たに導入されたテクノロジーの使用法を丁寧に教授する体制を整えずにペーパーレス化を導入しても、元の紙媒体に戻して欲しいという要望が高まり頓挫してしまうでしょう。
- システム障害に不安がある
紙媒体は手元にあればいつでも閲覧することができますが、データの場合は停電やシステム上の障害が起きた場合には、データへのアクセスが困難になります。また万全のバックアップ体制を敷いておかなければ、システムがクラッシュして全ての保存データが失われるという最悪の事態も考えられます。
- イニシャルコストが高い
実際にペーパーレス化を実現すれば紙代や保存コストを節約できますが、導入にあたってディスプレイ等のデバイスを購入しなければならないため、相応のイニシャルコストが必要となります。
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まとめ
企業のオフィスのペーパーレス化は、多くのメリットがあります。ペーパーレス化の導入にあたって上手くいかないケースもありますが、社員の教育や費用の面などでの準備をきちんと重ねていけば、そうした事態は避けられます。長期的な視野に立てば大きなコストカットへとつながるペーパーレス化の導入について、この機会にぜひ検討してみてはいかがでしょうか。