社内の業務効率化を図るためには、働き方を可視化し、リソースの有効活用することが重要です。たとえば普段時間をかけて作成しているマニュアルは、ツールを活用することで、作業時間を大幅に削減しながら質の高いものを作ることが可能となります。今回は、マニュアル作成をより効率的に行うために役立つおすすめツールを、それぞれのサービスや特色を比較しながらご紹介します。
マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、文字通り、マニュアルの作成に特化したツールです。従来であれば、マニュアルの作成にワードやパワーポイントを用いる企業がほとんどであったかと思いますが、もともと文書やスライドを作るためにあるこれらのソフトでは、共有がしにくかったり、わかりにくかったりするという課題がありました。マニュアル作成に適した機能を備えたマニュアル作成ツールを利用すれば、業務の効率性などにも影響しかねないこうした課題を改善することが可能となります。
マニュアル作成ツール利用のメリット
マニュアル作成ツールのメリットとしては、次の3つがあります。
- コストの削減
マニュアル作成ツールを利用すると、マニュアルを白紙の状態から作る必要がなく、ある程度のフォーマットが用意されているため、時間的なコストの削減になります。これは、同時に費用面でのコストを削減することにも繋がります。 - マニュアルの質の向上
多くのマニュアル作成ツールは、効果的な画像や動画の挿入が簡便にできるようになっているため、よりわかりやすいという意味での質の向上が期待できます。さらに、マニュアル作成のプロが個々のマニュアルに対してアドバイスをしてくれるというサービスを行っているものもあるので、さらなる質の向上が望めます。 - 共有のしやすさ
多数の支社や店舗がある場合、教育水準やサービスを一定の水準に保つためには、統一マニュアルの共有が必須となります。日々改訂が行われていく中で、その都度ワードなどのファイルをいちいち共有するのは大きな負担となります。マニュアル作成ツールは、クラウドで共有できるなど共有という面での利点も持ちます。
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マニュアル作成サービス3選
今回はマニュアル作成をサポートしてくれるサービスとして、はたらきかたマニュアル、マイクロメイツマニュアル、Teachme Bizの3つのサービスを厳選しました。以下で順に紹介していきます。
はたらきかたマニュアル
はたらきかたマニュアルは、YAMAGATA INTECH株式会社によって提供されている業務マニュアルの作成をサポートするサービスです。
- サービス内容
はたらきかたマニュアルは、マニュアル作成の代行、マニュアル編集、ワークフローの調査、クラウド共有といった4つのサービスからなります。
マニュアル作成にあたっては、業務マニュアル作成専門チームのテクニカルライターが、それぞれの会社に合わせて1からマニュアルを作ってくれます。マニュアル編集に関しては、シンプルな機能であるので編集がしやすく、大人数での同時編集や編集権限の制限なども付けることが出来ます。会社のワークフローを現場や社員から調査し、それに基づいて最適なマニュアルを作成します。また、ワークフローの改善といったアドバイスも行っています。マニュアルを作成したツールでそのままクラウド共有が可能となっています。 - おすすめの企業
業種としては、流通業、飲食業、製造業、サービス業などのマニュアル作成を得意としています。マニュアル作成からワークフロー分析も行っているので、マニュアル作成を全面的にサポートして欲しい企業におすすめです。
マイクロメイツマニュアル
マイクロメイツマニュアルは、株式会社マイクロメイツによって提供されている業務マニュアルの作成をサポートするサービスです。
- サービス内容
マイクロメイツマニュアルは、マニュアル作成の代行に特化しています。サービスのフローとしては、以下のようになります。まず、依頼企業は業務に関する資料を収集しマイクロメイツに提出します。マイクロメイツは、提出された資料を元に分析を行い、マニュアルの原案を作成します。その後、原案に関してのヒアリングを数回行った後、マニュアルを作成して完了となります。その後、適宜メンテナンスを行うということもあります。 - おすすめの企業
有名な企業では、サントリーショッピングクラブや、日立メディコなどで導入されています。綿密にコミュニケーションを取って、マニュアルを1から作成したいといった要望のある企業におすすめです。
Teachme Biz
Teachme Bizは、株式会社スタディストによって提供されている業務マニュアルの作成をサポートするツールです。
- ツールの機能
Teachme Bizは、動画や画像ベースのマニュアルを作成できる点に特徴があります。機能としては、マニュアル作成、共有、管理、分析、コミュニケーションなどを提供します。
マニュアル作成の際には、写真や動画などを多く用いることができるようになっています。また、共有に関しては、アカウントを持たない外部の人がアクセスできるようにしたり、ウェブサイト上で共有したりなど、細かな設定が可能となっています。分析ツールも備わっており、マニュアルをいつ誰が何回見たかのように閲覧状況を分析できます。作成したマニュアルに対してコメントをして、コミュニケーションを取ることも可能です。 - おすすめの企業
有名な企業では、星野リゾートや三菱UFJ銀行などで導入されています。動画や画像でマニュアルを直感的に理解できるようにしたい企業や、シンプルで使い勝手が良いので、操作性を重視するような企業におすすめです。
まとめ
今回は、マニュアル作成サービスについて説明してきました。より質の高いマニュアルを作成することによって、業務効率化が望めます。今回紹介したサービスを利用することで、マニュアルの質の向上が期待できるので、ぜひ検討してみてください。