ナレッジマネジメントとは、社員個人の持つナレッジを社内全体で共有し、新たなイノベーションを目指す管理手法です。終身雇用制が崩壊しつつあり働き方が多様化している現代において、知識やノウハウを継承する手段としてナレッジマネジメントが注目されています。ナレッジマネジメントを導入することにより組織力の強化や人材育成につながります。今回は、ナレッジマネジメントの概要と基礎理論、ナレッジマネジメントのメリット、そして導入するための流れについて解説します。
目次
ナレッジマネジメントとは、知識・知見・スキル・ノウハウといったナレッジを共有・活用することで、新たな価値を創出する経営管理の手法です。現代の企業においては、業務上で役立つナレッジを社内全体で共有・活用することが不可欠となっており、ナレッジマネジメントの必要性が高まっています。
ナレッジマネジメントが注目される背景の一つとして、企業の文化や風土が時代とともに変化しつつあることが挙げられます。現代では働き方の多様化によりテレワークが増え、企業の終身雇用制度が崩壊しつつあり、熟練社員の知識やスキルを、若い世代に託せる機会が減少しています。何も対策を行わなければ、企業は多くの貴重な知的財産を失ってしまいかねません。伝統的な自然継承に任せているだけでは現代企業のナレッジは蓄積できないため、近年ではナレッジマネジメントを活用する企業が増えているのです。
企業においてのナレッジは「暗黙知」と「形式知」の2つに分類されます。暗黙知とは技能やノウハウなど、個人が蓄積してきた知識や感覚のことです。暗黙知は数値化や言語化が行われないため、他者と共有されにくいという特徴があります。一方、形式知とは言語・数値・図表などを使用し、知識や技術を誰もが活用しやすい形で表現したものをいいます。
ナレッジを共有・継承するためには、形式知であることが重要です。ナレッジマネジメントを導入するためには、はじめに暗黙知を形式知に変換するステップが必要になります。
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ナレッジマネジメントを実施すれば、業務の属人化を防止できます。属人化とは、担当者だけで業務が完結し情報共有が行われない状態です。業務が属人化すると、担当者の不在により業務が進行できないというリスクがあります。
担当者の突然の不在や退職などの際に属人化は大きな問題となるため、対策が求められている企業が少なくありません。しかし、ナレッジマネジメントが導入されている企業であれば、必要な知識やノウハウなどの情報共有が可能となり、業務の引継ぎをスムーズに行うことができます。業務の属人化を防止し、業務再現性を担保できるメリットは大きいといえるでしょう。
人材育成にもナレッジマネジメントを活用できます。企業における人材育成では、人材不足の影響で新入社員の育成担当がいなかったり、育成担当者の仕事が忙しく新人教育に時間を割けなかったりするケースが珍しくありません。しかし、ナレッジが共有されていれば、新入社員はデータベースを参照し、仕事で分からないことがあっても自力で解決できるでしょう。
業務全般に関するナレッジをデータ化して共有しておくことで、作業の効率化を実現できます。例えば、経験の長い社員の知恵や経験をデータとして活用できれば、部署・チーム内全体のレベルアップを図れます。
特にテレワークでは、ナレッジのデータ共有が業務効率化には欠かせません。コミュニケーション不足に陥りがちなテレワークでは、不明点を質問できず調べることに時間を費やすなど、業務が非効率になりがちです。しかし、インターネット環境でナレッジを共有・閲覧できる環境を整備しておくことで、テレワークでもマニュアルを参照しながら効率的に業務を進められます。
まずは、ナレッジを活用する目的を明確に決めましょう。目的が決まっていないと、どのようなナレッジを蓄積すれば良いか分からなかったり、社員への理解が得られずにナレッジが集まらなかったりする可能性があります。また、ナレッジを集められても社員のスキルアップや業務効率化につながらないケースもあります。そうした不具合を回避するためにも、自社の課題を洗い出し、ナレッジの活用目的を明確にすることが重要です。
次に、社内に眠るナレッジを収集しましょう。ナレッジ収集のポイントは、蓄積するナレッジを暗黙知から形式知へ変換し可視化することです。また、ナレッジを集めても社員が理解できなければ意味がありません。専門的な用語や難しい言葉はできるだけ噛み砕き、全社員が理解できるよう分かりやすくまとめましょう。
続いて、収集したナレッジを整理しましょう。ナレッジを効果的に活用するためには、部署や課題などに応じて分類する工夫が必要です。例えば、営業に関連する情報であれば、ノウハウ・商談の成功例・サービスの情報などにカテゴライズすると利便性が上がります。利用者にとっての使いやすさを意識して、ナレッジの分類や整理を行いましょう。
準備が整ったら、ナレッジを積極的に活用しましょう。ナレッジを有効に活用するためには、情報の蓄積や共有をサポートするツールの導入がおすすめです。ナレッジマネジメントの活用を促進する、代表的なツールは以下のとおりです。
ツールを効果的に導入できれば、情報の蓄積に手間がかかったり、必要としている情報を見つけられなかったりするトラブルを防げます。ツールを上手に活用して、ナレッジマネジメントを成功させましょう。
企業にはさまざまなナレッジが蓄積されており、有効に活用する手法としてナレッジマネジメントが普及しつつあります。ナレッジマネジメントを導入することで業務効率化・生産性向上・人材育成などが促進されることは、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。また、終身雇用崩壊やテレワークによるコミュニケーション不足が原因となり、熟練社員の知識・ノウハウが継承できない問題に悩む企業が多い中、ナレッジマネジメント導入は有効な解決手段となります。今回解説したポイントを意識して、ナレッジマネジメントをスタートしてみてはいかがでしょうか。
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