総務アウトソーシングとは、企業が総務業務を外部の専門企業に委託することです。中小企業においては、限られたリソースを最大限に活用するため、総務業務の効率化とコスト削減を実現する重要な手段となります。総務アウトソーシングの導入により、企業は専門知識を持つ外部のパートナーに業務を委託することで、人材の確保や業務の品質向上を図ることができます。さらに、業務の効率化や専門性の高いサービス提供により、企業の経営資源を本業に集中することができるでしょう。今回は、総務アウトソーシングのメリットや注意点、導入時のポイントなどについて解説します。

総務アウトソーシングが活用されている

総務アウトソーシングとは

総務アウトソーシングとは、企業の総務部門が抱える業務の一部を外部の業者へ委託することです。総務部門では、会社組織全体を円滑に動かすために幅広い業務を担当しています。例えば、勤怠管理や給与計算だけでなく、社内のインフラ整備や郵便物対応のような庶務的業務も担当しています。さらには株主総会などの各種会議の運営といった業務まで、守備範囲の広が総務業務の特徴です。近年では多岐にわたる総務業務の効率化に向け、総務アウトソーシングの活用が広がっています。

総務アウトソーシングが必要とされる背景

総務アウトソーシングが必要とされる理由はさまざまですが、主な背景としては人手不足があげられます。現代の日本は少子高齢化の影響もあり、慢性的な人手不足です。日本商工会議所が2022年に実施したアンケート調査によると、中小企業の約65％が人手不足で悩んでいるとの結果が出ています。特に、建設業・運輸業・郵便業・医療・福祉といった業界は人手不足が深刻で、募集してもなかなか人が集まらない状況です。そのような背景から、自社の従業員以外でも対応が可能な総務アウトソーシングが注目されています。

総務アウトソーシングが可能な業務

総務アウトソーシングが可能な代表的な業務を以下にまとめてみました。

• 庶務業務
• 労務業務
• オフィス管理
• 安全衛生管理
• リスクマネジメント

マニュアル化できる定型的な仕事であるノンコア業務を、総務アウトソーシングして外部に任せたいと考える企業が増えています。サービスによって請け負える業務はさまざまですので、実際に総務アウトソーシングを検討する際は、業務内容を委託先に確認しましょう。

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総務アウトソーシングのメリット

コスト削減につながる

総務アウトソーシングを行うことで、コスト削減につながるケースが多くみられます。
ひとつは、総務の業務を進めるために新たに人材を採用したり、教育したりといったコストを抑えられることです。また、専門業者に業務を委託することで、自社ですべてに対応するよりも効率的に目標を達成することが可能になるでしょう。さらに、他社に委託する過程で業務内容や工程が可視化されるため、結果として無駄な作業が省かれコスト削減につながる場合もあります。

コア業務に集中できる

総務アウトソーシングを活用すれば、直接利益につながるコア業務に集中できるようになります。総務業務は多岐にわたりますが、大きく分類すると日常業務・管理業務・戦略業務の3つです。その内の日常業務と管理業務を総務アウトソーシングできれば、コア業務である戦略業務に注力できるようになります。総務における戦略業務とは企業が抱える課題を解決するために、仕組みを改善し続ける取り組みを指します。例えば、働き方改革や働きやすい職場環境の構築などが挙げられ、こうした業務に時間を割けるようになれば企業としての競争力を高められるでしょう。

品質向上が見込める

品質向上が見込めることも、総務アウトソーシングのメリットです。自社で総務の仕事に携わっている従業員がみな高い専門性を有しているとは限りません。一方、総務アウトソーシングを行っている委託先は、総務業務に関連する知識やスキルを保有しています。さまざまな企業から依頼を受けてきた実績のある委託先であれば、これまでに蓄積されたノウハウのある専門家が数多く在籍しています。総務の業務において従業員のスキルにばらつきがある場合では特に、アウトソーシングにより品質向上や安定化が望めるのです。

総務アウトソーシング導入時の注意点とポイント

目的と依頼範囲を明確にする

総務アウトソーシングの導入時には、目的と依頼範囲を明確にしましょう。
企業により総務アウトソーシング導入の目的はさまざまです。コストを削減したいと考えている企業もあれば、従業員のコア業務へのシフトを一番の目的としている企業もあります。総務の業務は組織全般に関わっており、業務の種類によっては他部署との連携を見直す必要もあるでしょう。目的と依頼範囲がはっきりしない状態で総務アウトソーシングを進めてしまうと、現場が混乱しかねません。総務アウトソーシングを始める前に目的と範囲を明確にし、関係者に示せるように準備しておきましょう。

マニュアルを作成する

総務アウトソーシングを利用する際には、依頼する業務のマニュアルを作成しておきましょう。業務のマニュアルとは、標準的な仕事の流れを記載した手順書のことです。具体的には、業務の目的・全体フロー・手順・注意点などがまとめられます。マニュアルがあることで、自社業務の進め方をもれなく伝えることができるだけでなく、突発的に発生した仕事にも臨機応変に対応してもらえます。マニュアル作成から対応可能な委託先もありますが、費用が高くなるためコスト削減を目的としている企業は自社対応がおすすめです。

委託先と密なコミュニケーションを心がける

総務アウトソーシングを活用するとしても、委託先と密なコミュニケーションを心がけましょう。総務業務の委託だからといって、業務を丸投げしてフォローを怠ると思わぬトラブルが発生しかねません。PDCAサイクルを回しながら運用課題を洗い出し、定期的にフィードバックを行いましょう。効率的なコミュニケーションを実現するために、ITツールの活用がおすすめです。例えば、チャット・Web会議システム・ファイル共有ツールなどを使うことで、スムーズに密な情報共有を行うことができます。

まとめ

企業において総務の業務範囲が広すぎるため、自社内での対応に苦労しているケースが多くみられます。そうした際にノウハウがある外部企業の専門家の力を借りることができれば、業務をより効率的に進めることが可能です。総務アウトソーシングを上手に活用して、コスト削減やコア業務への注力などを実現してみてはいかがでしょうか。