事務職の一つである庶務は、オフィスのさまざまな業務を引き受ける役回りであることから、しばし総務と混同されがちです。どちらも社内の業務環境を向上させる役割という意味では共通していますが、業務の範囲については明確な違いがあります。今回は、庶務の業務内容や総務との違い、庶務の仕事の意義と求められるスキルについて解説します。
庶務は、オフィスにおけるさまざまな業務を引き受ける職種で、「一般事務」とも呼ばれます。企業の各部門に配属され、「○○部の庶務・事務」などと呼ばれることもあるでしょう。庶務は、部門内の事務を広く担当するため、配属先の部門によってその業務内容は異なります。庶務の仕事は、企業に直接的な利益をもたらすわけでありませんが、部門全体の業務を円滑にし、快適に仕事を進めるために欠かせません。そのため、庶務は部門をサポートする縁の下の力持ちのような存在といえるでしょう。
庶務の一般的な業務内容には、以下のようなものが挙げられます。
このように、庶務の役割は多岐に渡ります。ときには「企業の顔」としてお客様への一次対応をすることもありますし、備品管理や発送業務などの裏方業務にも目を配らせなくてはなりません。また、資料作成や経費管理など、パソコンスキルや精密な管理能力が問われる業務もあります。業務形態についても、ルーティーンワークもあれば、部門の業務の進行度合いに合わせて日々変化する業務もあるため、マルチタスクな能力が求められる仕事といえるでしょう。さらに配属される部門によっては、一定レベルの専門知識の習得も求められるため、決して簡単な職種ではないことがわかります。
庶務と似ている仕事に総務があります。総務も庶務と同様に、従業員がスムーズに仕事を行うための環境を整えるための職種であるため、しばしば混同されることがあります。この二つの職種の違いは、どのような点にあるのでしょうか。
まず、庶務は、各部署や事業所ごとに配属されますが、総務は総務課として1つの独立した部署になっています。また、総務の仕事内容は、オフィスの管理全般・社内制度の整備・社内イベントの企画と運営・株主総会の運営・コンプライアンスの管理など、企業全体の運営に関わる業務を担当します。
営業事務は営業担当者が快適に日々の営業活動を行えるようにサポートする仕事で、主な営業事務の業務内容には、以下のようなものが挙げられます。
営業事務では、見積書・契約書・納品書・請求書など、営業担当者の業務を円滑に進めるための補助的な業務を行います。作成する書類の種類が多様であるほか、営業業務のプロセスへの理解が求められます。また、請求書などは、しばしば税金や法律の知識が必要であるため、事業と周辺知識への興味関心が必要不可欠です。
経理事務は、主に企業のお金の管理や入出金の流れの記録などを行う仕事で、主な業務内容には以下のようなものが挙げられます。
経理事務の仕事は、大まかに分けると、日次業務・月次業務・年次業務です。日次業務では、日々の現金や預金の動きを記録・管理し、月次業務では、月次決算や給与計算を行います。そして、年次業務では、決算業務や税務申告、年末調整など、企業運営のために重要な業務に携わります。経理事務では、経理・会計の基礎的な知識のほか、精密な数字の管理能力が必要です。
法務事務では、法的案件に関わる事務作業を担当し、主な業務としては以下のようなものが挙げられます。
法務事務では、各種契約書の作成やチェックに関する業務を行います。また、法的トラブルや労災への対応、公式文書の管理と更新なども法務事務の仕事です。さらに、顧問弁護士とのやり取りや法務関連の社内マニュアルの作成を任される場合もあります。
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庶務の業務では、電話対応や来客対応など、外部の人と関わる場面も少なくありません。企業の顔としての立ち居振る舞いが求められるため、最低限のビジネスマナーを身に付ける必要があります。お客様に対して失礼のない正しい敬語や、服装、身だしなみを整えるなど、社会人としての基本的なマナーを身に付けましょう。秘書検定などの資格取得を目指すことで、効率的に企業で求められるビジネスマナーを習得できます。
庶務の業務を進めるにあたっては、社内外の多くの人とコミュニケーションを取ります。そのため、庶務にはコミュニケーション能力が必要不可欠です。ここでいうコミュニケーション能力とは、的確な情報共有や、報告・連絡・相談など、ビジネスの基本とされるものをいいます。庶務は、部門内の潤滑油としての役割も期待されるため、単に人と話すのが好きというだけではなく、相手の言いたいことを汲み取り、サポートしていく姿勢が重要です。
データ入力や資料作成など基本的なパソコンスキルを要する作業は、どの部門に配属された場合にも必要になります。いずれも高度な技術は必要とされないものの、ワードやエクセルが一通り使いこなせるのは重要なポイントです。また、部門によっては、プレゼン資料の作成業務を任されることもあるため、パワーポイントが使用できると担当できる業務の幅が広がります。このようなパソコンスキルは、エクセルやワードなどのスキル水準を測定できるMOS検定などを受けると身に付けることができます。
営業職や技術職に比べると、どうしても地味な印象を持たれがちな庶務ですが、その業務範囲は多岐に渡り、バランスよくマルチタスクをこなす必要がある職種といえます。また、部門ごとに専門知識やパソコンスキルなど、求められる能力の幅も広く、簡単な仕事ではないことがわかります。庶務の業務内容を正しく理解し、やりがいをもって働ける環境づくりを心掛けましょう。
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