テレワークの普及に併せて、オフィスの在り方も多様になってきています。代表的なものとして、オフィスのフリーアドレスが上げられます。会社に個人席を設けるという考えをやめる事でオフィススペースの最適化や、社員間のコミュニケーション促進を目的にフリーアドレスを採用する企業が増えています。制度を正しく理解し、自社に合った利用をする事で、大きく変化した「ワークスタイル」に寄り添った運営が出来るかもしれません。今回は、フリーアドレス制度やおすすめの不利アドレスツールについて解説していきます。
フリーアドレスとは、従来のオフィスのように自分の固定席を持たずに、仕事内容や状況に応じて、社内の空いている席を自由に使って仕事をするやり方です。固定の個人席を設けない事でオフィスのエリアを有効活用する事が出来ます。
フリーアドレス制度のメリットは以下のとおりです。
オフィススペースの有効活用については、固定席の場合、席が空いている時間帯も多く、その分のスペースを有効活用することができません。
しかしフリーアドレス制度を活用することで、空いている席を自由に使えるため、オフィススペースをより効率的に利用することができます。
コミュニケーションの活性化については、固定席の場合、席が近い者同士でしか意見交換ができません。フリーアドレス制度を導入すると、これまで遠くの席にいた人や部署・チームが異なる人とも気軽に触れ合えるようになります。 そのため、社員同士のコミュニケーションが活性化し、新たなアイデアやコラボレーションが生まれる可能性が高まります。
個人の働き方の多様化について、社員は自分の働き方に合わせて席を選ぶことができます。 例えば、集中して仕事をしたいときは静かな席、チームで仕事をしたいときは打ち合わせスペースなど、その時々の状況に合わせて最適な席を選ぶことができます。
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フリーアドレス制度のデメリットは以下のとおりです。不特定多数の人が使うという性質上、利用に際して注意すべき点があります。
固定席の場合は自分のデスクは自分のスペースとして確保することができます。しかし、フリーアドレス制度の場合は他の社員が自分の席を使う可能性があるため、プライバシーの確保が難しい場合があります。通常の業務においてもデスクに資料を出したままにせず、パソコンやスマートフォンも暗証番号を設定するなどのセキュリティ対策が必要です。
固定席の場合、自分のデスクに荷物を置いておけば問題ありませんが、フリーアドレス制度の場合は席を移動するたびに荷物を持ち運ぶ必要があります。
そのため個人情報や社外秘の情報などが漏洩するリスクがあるため、こういった情報を取扱う業務をフリーアドレスで行うことは避けるべきです。
機密情報を取扱う業務は専用のエリアを容易するといった対策が必要です。
固定席の場合はチームの進捗状況を把握しやすいですが、フリーアドレス制度の場合は「誰がどこでなにをしているのか」を把握するのが難しくなります。アクセスの良さや設備が充実していることから人気があるエリアは満席となる可能性があります。
必要な時に使えない事態を避けるため、可能であれば予約の仕組みなどを用意しておくと安心です。
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フリーアドレス制度の問題点としては以下のとおりです。
この問題を解消するためには、ワークスペースの席配置やレイアウトを工夫することやコミュニケーションツールを活用することが考えられます。レイアウトを工夫することで、誰がどこに居るのか把握がしやすくなります。
例えば、部署やチームごとにエリアをまとめたり、席に名前や役職を表示したりすることで、誰がどこに居るのかをすぐに確認することができます。さらに、コミュニケーションツールを活用することで、ワークスペース内やリモートワーク中の社員とも円滑にコミュニケーションをとることができます。例えば、チャットツールやWeb会議システムを活用することで、チーム状況を把握したり、指示を行うことができます。
折角フリーアドレスにしたのに、活用されているエリアと人気が無いエリアに分かれてしまう場合があります。人気のあるエリアに集中してしまうことで、オフィス全体の活気が失われる可能性もあります。それではフリーアドレスの意味がありません、人気のあるエリアを特定し、人気の理由を調査・分析することで、なるべくエリア全体が均一に利用されるようにする必要があります。
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大きく変化する「ワークスタイル」により、オフィスも新しい形の職場として注目されています。フリーアドレス制度はオフィススペースを活用できるだけではなく、働くエリアの選択肢を増やして、社員間のコミュニケーション促進し、エンゲージメントの向上にもつながります。一方でセキュリティ対策や、過密エリアなどが原因で返って働きにくくならないような工夫をする必要はありますが、上手に活用すれば高い生産性が期待できます。ワークスペースの活用状況の分析や、定期的に社員へ働き方についてアンケートを実施することで、新しいオフィス、新しい働き方に関して都度見直すことで社員の満足度向上が狙えるかもしれませんね。
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