コスト管理とは、企業全体の経費を分析し、プロジェクトにかかる様々なコストを削減して、利益を増やす取り組みのことを指します。コスト管理のプロセスは以下の通りです。まずコスト管理を適切に実施するため、方針や手順を決めたコスト・マネジメント計画を作成します。コスト・マネジメント計画を作成したら、最適なコストでプロジェクトを実施するために、見積もりを行います。続いて、見積もりをもとに予算を設定します。その後プロジェクトが進んでいく中で、必要に応じてコストコントロールを行うようにしましょう。
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プロジェクトにおけるコスト管理とは、簡単に言うと、プロジェクトにかかるお金を管理することです。企業全体の経費を分析し、プロジェクトにかかる様々な費用を削減して利益を増やす取り組みとなります。プロジェクト計画段階のコストの見積もりから、プロジェクト進行中のコストの確認・調整、プロジェクト終了後のコスト分析までの一連の流れが主な管理対象です。
具体的には、賃貸料や光熱費、人件費、交通費などです。外部に委託する場合は外注費、社外の会議室を借りて打合せする場合は打合せ費用も必要となります。工程ごとに発生する費用を管理し、予算内でプロジェクトが完了するように調整しなければなりません。
利益を増やすためにも、プロジェクトにおいてコスト管理は必要不可欠です。プロジェクトは予算内で完了し、黒字にすることが前提となります。スコープクリープが発生した際も迅速に対応できます。スコープクリープとは、プロジェクトの要件が当初の計画よりも大幅に拡大してしまう現象のことです。適切な管理を徹底していれば、ほかの工程の費用を調整することでプロジェクト全体の赤字を防げるでしょう。
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まずは、コスト・マネジメント計画を作成しましょう。プロジェクトの工程ごとに人員・機器・資材などにかかるコストを洗い出し、予算を見積もります。過去のプロジェクトのデータを参考にすると効率的に計画を立てることが可能です。コストを洗い出す際はバッファを持たせるようにしましょう。バッファとは、時間・資源的なゆとりのことです。コストを抑えるほど利益を挙げられますが、必要最低限のコストだけを見積もると不測の事態に対応できずに赤字プロジェクトとなるリスクがあります。人員や工数はもちろん、利用を検討しているシステムの月額料金も固定費として見積っておきましょう。また、プロジェクトメンバーが病気や怪我などの理由で人員不足となった場合に外部に委託する可能性も考え、外注費用の予算も確保しておくと安心です。
プロジェクトが開始したら、進捗状況やコストの発生状況が計画どおりか確認しましょう。常に状況を把握しておくことで、工数や費用が増えた場合に都度対応可能です。コストの見直しが必要な場合は、ほかの工程の予算の調整、もしくはプロジェクト全体のコスト調整をすることになります。バッファとして考えていた予算を使う場合は使い切らないように注意しながら補填に充てましょう。
プロジェクトが終了したら、発生したコストの分析をしましょう。 プロジェクトに実際にかかったコストと見積もりのコストを比較し、計画よりもコストがかかっている場合は原因と対策を考えます。予算を大幅に下回っている場合も理想的とは言えません。この場合、コストの見積もりが不正確だったと考えられます。分析した情報はデータとして記録し、次回以降のプロジェクトの参考にすることでより正確な管理ができるようになるでしょう。
コスト管理では、プロジェクト全体の業務フローを把握しておくことが重要です。正確な見積もりを出すためには、プロジェクトの責任者だけでなく、携わるすべての関係者が業務フローを把握している必要があります。関係者内で密なコミュニケーションをとり、業務内容やコスト、懸念点を共有することも重要です。
コストを「固定費」と「変動費」に分け、工程ごとに賃貸料や光熱費、人件費、交通費というように細分化しましょう。各工程でかかるコストを細分化することで、コストの割合を見える化でき、次回以降のプロジェクトの参考になります。また、余分なコストがかかっている工程については、プロジェクト進行中に調整可能です。
正確かつ効率的な管理を行うためには、プロジェクト管理ツールの導入が有効です。プロジェクト管理ツールは、基本機能としてタスク管理や工数管理、情報共有、外部連携などが備わっています。初期費用を抑えたい場合はインターネット経由で利用するクラウド型、セキュリティを重視する場合は社内サーバーにインストールして使用するオンプレミス型を選ぶと良いでしょう。そのほか、使いやすさ・費用・日本語への対応・必要な機能が備わっているかなどを確認して自社に合うツールを選ぶことがポイントです。
今回は、コスト管理の概要とプロセスについて解説しました。プロジェクトは予期せぬアクシデントによって見積もりよりもコストがかかってしまうことも少なくありません。初期段階で正確な見積もりを出すことはもちろん、随時進捗やコストの確認・調整を行うことが重要です。プロジェクトが終了したら発生したコストを分析し、今後の参考にします。自社に合うツールを活用して適切にコスト管理を行い、プロジェクトを成功させましょう。
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