企業の膨大な業務を全て自社内で完結させることには、いつか限界が出てきます。高度な専門性が必要になる業務や、時間と人員のコストがかかってしまうような業務に、企業内の限られたリソースを使い切ってしまうと、生産性の低下にもつながります。今回は、企業の業務をアウトソーシングする業務代行のサービスについてまとめていきます。
業務代行サービスについて
近年、アウトソーシング、または業務委託、外部委託といったものを実施する企業が増えています。これらはほぼ似た意味で用いられており、本記事では総称してアウトソーシングという言葉を使いますが、似た用語にはBPO、クラウドソーシング、派遣、外注などがさらにあります。いずれにしろ、煩雑で単調になりがちな細かな事務作業や、専門性の高い難しい業務を他社に任せることで、自社は本業に専念するというアウトソーシングの取組みは拡大の傾向を見せています。その背景には、例え自社で全て補える業務であっても、よりその内容について特化した団体に代行してもらうことで、ミスの削減や効率的な分業を図るという各企業の狙いがあります。こうした風潮に伴い、様々なアウトソーシングのサービスを提供する企業が次々と登場しています。
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業務代行ができる業務かどうか
アウトソーシングのサービスは高度化と多様化の一途を辿っていますが、他社には任せることのできない業務も必ず存在します。アウトソーシングすることに利の見込める業務として、主に以下の種類があげられます。
- 低スキルでも実行できるルーティンワークや事務作業
- 自社の中核業務への理解度が低くても完結できる業務
- 低頻度で、繁忙期が偏る業務
- 高度な専門的知識が求められる業務
具体的には、受付や事務、物流・資材管理、店舗管理などが該当します。逆に、これらに含まれない企画創出や現金管理などは自社で担うことになります。
業務代行の種類
基本的に、業務代行を行う企業はアウトソーシングを行う範囲に応じていくつかのプランが組んでおり、必要に応じてオプションを追加したり削除したりすることで調整していきます。代行企業によって対応可能な業務は異なりますが、以下では、主な代行サービスの範囲ごとに代行の内容と、その分野に強い代表的な企業等をご紹介します。
経理の業務代行
代表的な代行内容は以下の通りです。
- 記帳の代行
- 会計の補助・代行
- 給与の計算
- 確定申告、年末調整などの計算
- 領収書の発行・送付
- 請求書、決算書などの作成・送付
- 税知識、保険知識、法知識、金融知識によるバックアップ
主な代行企業に以下のものがあります。
- Q-TAX経理代行センター
アックスコンサルティングの提供する、正確性や経験深さを売りとする経理業務代行です。大きなプランとしては、伝票等を代わりに入力してもらう代行入力プランと、完成済みの会計ソフトに依頼企業自らが入力する自計プランの2種類があります。その他にも、請求書発行、銀行振込、記帳代行、給与計算などを任せることができます。 - グローウィン・パートナーズ・アカウンティング
会計、財務など専門的スキルを持つ人員で構成されたこちらの株式会社は、経理のみならず業務改善、会計代行とコンサルティングのサービスも提供しています。販売（請求書発行や管理など）、支払い（確認書類作成など）、経費（確認と清算など）、購買（仕入と在庫確認や書類管理など）といった幅広い範囲の業務をカバーしています。
総務の業務代行
代表的な代行内容は以下の通りです。
- 備品や支給品の補充・管理
- 業務に関係ない業者の管理
- 受付の代行
- 施設、備品、予約などの手配
- 契約書の作成
- オフィス環境やメール室のメンテナンス
主な代行企業に次のものがあります。
- NOCアウトソーシング＆コンサルティング会社
こちらは、幅広い業務に対応し、専門性の高いスタッフを常駐させることもできる親身なサービスを特長としています。総務・庶務代行の他にも、経理代行、コンサルティング、人材派遣、転職や業務のバックアップと、多様なプランを取り扱っています。総務業務ではメール室管理、受付、文書管理、各備品管理、請求書や名刺や契約書の管理などに対応しています。
専門的な業務代行
例としては、以下のような代行サービスがあります。
- 公認会計士
会計業務、現金の管理、給与の計算・振込、帳簿などの代行 - 税理士
税計算・申告・請求などの代行 - 社会保険労務士
社会保険料、労働保険料の計算、労務の管理などの代行 - 法務関係、弁護士
リーガルチェック、契約書の作成、登記などの代行 - 行政書士
会社定款の作成、行政手続きなどの代行 - その他
内部監査、財務業務、通訳などの代行
営業、受発注の業務代行
代表的な代行内容は以下の通りです。
- テレアポの代行
- 仕組み作りや商品アイディアの創出
- 営業組織や戦略の構築
- マーケティング、ターゲティングなどのサポート
主な代行企業に以下のものがあります。
- confidence（コンフィデンス）
幅広い業種に対応してきた実績を基に、マーケティングやターゲティングに始まり、営業戦略、制度構築、コンサルティングまでの幅広い範囲で手厚い業務委託が可能であること強みとしている営業代行です。特にこれらを活かして、新規事業の開発を強力にバックアップできる点が他社との違いとなっています。 - ambient（アンビエント）
こちらは、特にテレアポを得意とし、量と質の両面で高いパフォーマンスを行えることをセールスポイントとしている営業代行です。豊富な実績と多様な業種における経験を活かして、丁寧なターゲティングを通じ優良な長期顧客を獲得することを主眼としており、見込顧客についても必ず報告するというサービスの手厚さに特徴があります。
ITシステムの業務代行
代表的な代行内容は以下の通りです。なお、ITシステムの分野においてはフルアウトソーシング、運用アウトソーシング、ホスティング、ハウジングと種類をわけることがしばしばありますが、ここではそれらの区別は顧慮せずに列挙します。
- システムのメンテナンス
- サーバー、ストレージ、ネットワークの貸出・監視・調整
- IT戦略の構築
- インフラの整備、導入のサポート
- セキュリティ対策
- ウェブサイトやパンフレットの作成
その他の業務代行
上記の他にもアウトソーシングが可能な代行サービスとしては、以下のものが挙げられます。
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まとめ
アウトソーシングは企業の負担を減らしてくれますが、何をどこまで業務代行するかは判断が難しいところです。コスト削減、業務の効率化、社員の負担軽減などメリットは多いですが、情報漏洩などのリスクも無いとは言えません。人件費などを鑑みながら、採用するかどうかを慎重に決定する必要があります。