車両を保有する企業であれば、たとえ一台でもリスク管理の一環として、車両管理業務を行わなくてはなりませんが、非常に多岐にわたる業務のため、非常に煩雑で手間がかかります。この記事では、車両管理のおもな業務内容や車両管理の重要なポイントについて詳しく説明していきます。
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車両管理とは、リース契約も含め、企業が保有する社用車に関わる業務全般のことを言います。具体的には、各車両とドライバーの情報、運転日報の取りまとめ、車両の点検や定期的なメンテナンス、事故後の対応、各車両の稼働状況の把握、運行計画の作成、車両台数の最適化など、業務内容が幅広いのが特徴です。
ドライバー一人ひとりの情報から免許の内容、ドライバーごとの運転適正、体調管理、安全運転教育、労務管理までを含みます。
車両に関する情報は車両管理台帳で情報を一元管理する事がおススメです。車両管理台帳は、紙ベースの台帳、ダウンロードできるエクセル表のテンプレート、車両管理システムなどの管理方法があります。エクセルは、無料でダウンロードできるテンプレートなどを利用するのが効率的ですが、自社で使いやすいものをピックアップし、必要に応じて項目を追加すると良いでしょう。一番のおススメは、車両管理にまつわるすべての情報を一元管理できる車両管理システムを使う事です車両やドライバーの情報に加え、動体管理や安全運転診断など、より高度な管理が行えます。
1日の大まかな稼働状況は運転日報から確認ができますが、より詳細な稼働状況を把握するには、車両にGPSを搭載した機器を取り付け、リアルタイムで動態情報を取得し、管理します。これにより、事故につながりそうな危険運転の防止、走行ルートの最適化など、業務改善の糸口を掴めるようになるのもポイントです。
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安全運転管理者の役目は、自動車の安全な運転に必要な業務を行うことです。「道路交通法施行規則」では、乗車定員11人以上の自動車1台、またはその他の自動車を5台以上所有している事業者は、以下の条件下のもと、安全運転管理者を選任することが定められています。
民法第715条では『損害に対する直接的な加害者でない雇用主がその損害賠償責任を負う』と規定されていますが、これは、ドライバーが業務中に交通事故を起こした場合、企業は損害賠償責任を負う可能性が高くなることを意味します。道路交通法では、社有車の運用について企業が規則を設けるよう記載されているため、次の項目を盛り込んだ車両管理規程を策定し、管理者へ共有しましょう。
車両管理を円滑に実施するには。管理部門と車両管理責任者を置き、抜け漏れなくスムーズな運用体制を構築しましょう。車両の定期点検、保険、車検の更新時期を含む動産情報の管理は総務部が担当し、車両に関しては、実際に使用する営業部門やサービス部門が管理するなど、部門を跨ぐケースもあります。
車両管理は、企業と重要な資産である従業員、保有する車両を守り、適切かつスムーズに業務を行うために必要な業務です。管理者は車両とドライバーに関するあらゆる情報を取りまとめ、日々の状況を確実に把握して、事故のリスクを軽減しましょう。
2021年6月に千葉県八街市で起きた飲酒事故をきっかけに、白ナンバーの車両にもアルコール検知器を用いたアルコールチェックが義務化となりました。業務中の飲酒運転は消してあってはならないもですが、実際にいくつもの事故が起きています。確実にアルコールチェックを行い、記録を保存するためにも、日々の車両管理業務に一つとして、管理者は必ず対応してください。
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日頃から車両管理を適切に行っていれば、事故につながりかねない危険な要素や要因が目に留まりやすくなり、迅速な改善策を打つことができます。 業務中に交通事故を起こすと、ドライバー自身が損害賠償責任を負うだけでなく、民法第715条にもとづき、雇用主である企業も損害賠償責任を問われることになります。ただし、同法では「使用者が被用者に選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであった時は、この限りでない」と記されており、日々、しっかりと車両管理業務を行い、ドライバーへの教育を徹底していていた場合は例外とされるケースもあるようです。
先述したように、車両管理を確実に行うには車両管理システムを活用するのも一つの手です。車両管理システムを検討する際は、次のステップで自社の課題解決ができるものを選択しましょう。
「安全運転の強化」「生産性向上」「コスト削減」など、直近で解決したい課題と長期的に実現したい目標を洗い出します。それをもとに、最低限、どのような機能が必要か、後から機能が追加できるのかなど、各車両管理システムの特徴と機能をつけ合わせていきます。
車両管理システムには、デジタコやドラレコとの一体型、スマホアプリ、シガーソケット型など、いくつかタイプがあります。まずはメインで使用するドライバーと管理者が使いやすいことがポイント。中には工賃が必要なものもあるので、予算と合わせながら使いやすさ、取り付けやすさを考慮したシステムを選びましょう。
2022年4月より義務化となったアルコールチェック。飲酒運転による事故は、企業の信頼を一気に失落させるものです。緑ナンバー、白ナンバーに限らず、車両を保有する企業はアルコールチェックを確実に行い、記録を保持しなくてはなりませんが、アルコールチェックの記録・保存が可能なシステムであれば、チェック漏れがなくなり、危険運転の防止にもつながります。
車両管理システムは、管理を効率化するだけでなく、利用することで次のようなメリットを得ることができます。
ドライバーの位置情報がリアルタイムで把握できるため、電話で状況確認をすることなく、管理画面上で都合にあう車両を特定し、早急な指示出しが行えます。また、訪問ルートが地図上で可視化されるため、効率のよい訪問活動ができているかを分析し、最適化させることも可能です。
車両台数が増えれば、それに伴い維持費も増えていきます。車両管理で実際の稼働状況を把握することで、現在の保有台数が本当に適切であるのか、これから車両を追加する必要があるのかを正しく判断することができます。車両の稼働状況（どの日、どの時間に何台稼働しているのか）を可視化できれば、余剰車両や稼働率が低い車両を洗い出し、車両台数を見直すことで大きなコスト削減が実現できるでしょう。
今、誰がどこにいるのか、どういう状況なのかをリアルタイムで把握できれば、顧客からの適切な急な依頼やトラブル発生時にも、近くにいる担当者をアサインするなどして、無駄なくスムーズな営業活動を推進します。それによって無駄な移動を無くしてサービスの質を向上したり、顧客満足度を向上させたりできます。
SmartDrive Fleetは、車両の位置情報やコストなど、車両管理に関するさまざまな課題を解決する事が出来るサービスで、売上増加、コスト削減、安全運転やコンプライアンスを強化。日報の自動入力化など、日々のドライバー業務を支えます。
車両管理は、リスクマネジメントの観点でも企業にとって非常に重要な業務です。車両管理システムを活用することで、より確実かつ効率的に車両管理が実現できるようになります。また、管理を適切に行う事で間接的にドライバーの安全にも繋がると思います。 精度の高い車両管理で生産性の向上やコスト削減、リスク管理を実現し、企業の成長へとつなげていきましょう。
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