労働基準法では、労働者を雇用する企業に対し、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿等を整備し、保存することを義務づけています。これらは「法定三帳簿」とも呼ばれ、適切に整備していない場合は処罰の対象となります。また、労働者の適切な労務管理のためにも、法定三帳簿をきちんと整備しておくことが必要です。
今回は、法定三帳簿の記入事項や保存期間、整備にあたって注意すべきポイントについて解説します。
目次
労働基準法第107条は、企業に対し、各事業場ごとに各労働者（日々雇い入れられる者を除く）の氏名や生年月日、履歴等について記入した「労働者名簿」を作成することを義務づけ、労働者名簿の記入事項に変更があった場合は、遅滞なく訂正しなければならないことを定めています。
労働者名簿は、パートやアルバイトを含めたすべての労働者（日雇い労働者は除く）について作成することが必要であり、労働者を1人でも雇っている場合は、必ず作成しなければなりません。
労働者名簿は事業場単位で作成が必要となりますが、この「事業場」は場所の観点によって判断されます。同一の場所にある場合は原則として一つの事業場とみなされ、離れた場所にある場合は原則として別の事業場とみなされることから、一つの企業に複数の支社がある場合は、それぞれの支社ごとに労働者名簿を作成しなければなりません。
労働者名簿に記入すべき事項は、労働基準法第107条および労働基準法施行規則第53条により、下記のとおり定められています。
ただし、従業員が30人未満の事業場の場合、「従事する業務の種類」の記入は不要です。
労働者名簿は、労働者の死亡、退職または解雇の日から3年間保存することが必要です。
労働者名簿は、パートやアルバイトを含め、日雇い労働者を除いたすべての労働者について作成することが必要であるため、それぞれの従業員の住所や生年月日など必要事項について、きちんと情報を集めるようにしましょう。
また、労働者名簿の記入事項に変更がある場合はすみやかに書き換えることが義務づけられているため、従業員に住所変更や氏名変更などがあった場合はすみやかに届出させるようにすることが重要です。
労働者名簿の保存期間は労働者の退職等の日から3年間と定められているので、労働者名簿には退職年月日を忘れずに記入するようにしましょう。
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労働基準法第108条は、企業に対し、各事業場ごとに「賃金台帳」を作成し、賃金計算の基礎となる事項や賃金の額などについて賃金の支払いのたびに遅滞なく記入することを義務づけています。
労働者名簿とは異なり、賃金台帳は日雇い労働者も含めたすべての労働者について作成しなければなりません。また、賃金台帳は賃金が支払われるたびに記入しなければならないことから、毎月1回必ず書き足されていくことになります。
このように、賃金台帳は膨大な量になることから、求められた場合にすぐに印刷して提出できるように管理していることを条件として、パソコン上のデータでの保存など紙媒体以外で保存することが認められています。
賃金台帳に記入すべき事項は、労働基準法第108条および労働基準法施行規則第54条により、下記のとおり定められています。
なお、管理監督者については労働時間数や時間外労働、休日労働の時間数を記入しなくてよいとされていますが、深夜労働の時間数については記入することが必要です。
賃金台帳は、最後に記入された日から3年間保存することが必要です。
賃金台帳は、賃金の支払いのたびに必ず記入しなければなりません。賃金は毎月1回以上支払う必要があることから、賃金台帳も毎月1回以上記入することが必要です。
また、賃金台帳の記入にあたっては労働時間数を正確に管理することが必要不可欠であり、時間外労働や休日労動、深夜労動の時間数もそれぞれ明確にしなくてはなりません。それぞれの労動時間数を自動で集計してくれるクラウド型勤怠管理システムなどを活用しながら、労働時間数を正確に管理し、賃金台帳に記入するようにしましょう。
労働基準法第109条は、企業に対し、「労動関係に関する重要な書類」を3年間保存することを義務づけています。
厚生労働省が2017年1月末に公表した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、「出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第109条に基づき、3年間保存しなければならない」と明記しており、出勤簿等は「労働関係に関する重要な書類」に含まれると解されます。
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出勤簿等には、労働時間を正確に把握できるような情報を記入しておくことが必要です。そのため、下記の事項については必ず記入しておくようにしましょう。
出勤簿等は、労働者の最後の出勤日から3年間保存することが必要です。
出勤簿等の作成にあたっては、出勤日だけでなく、毎日の始業時刻や終業時刻についても正確に記入することが必要です。クラウド型勤怠管理システムを活用することで、日々の始業時刻や終業時刻を正確に記録することができるので、このようなシステムを活用しながら、正確に出勤簿を作成するようにしましょう。
法定三帳簿を適切に整備していない場合、労働基準法により30万円以下の罰金に処されます。また、法定三帳簿は労働基準監督署による臨検監督の際に提出を求められることが多く、これらの書類の提出を拒否したり、虚偽を記載した書類を提出したりした場合は、処罰の対象となります。
企業においては、必要な情報を正確に記載した法定三帳簿を常に整備しておくことが欠かせません。
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労働者名簿・賃金台帳・出勤簿等の「法定三帳簿」は、必ず整備しておくことが必要です。法定三帳簿は、労働基準監督署による臨検監督の際に提出しなければならないほか、労働者の適切な労務管理のためにも欠かせないものです。
法定三帳簿に記入すべき事項や各帳簿の保存期間は法令等により定められているため、内容をしっかりと把握したうえで、適切に整備・保存するようにしましょう。
社会保険労務士として独⽴開業時より、ソニーグループの勤怠管理サービスの開発、拡販等に参画。これまでに1,000社以上の勤怠管理についてシステム導入およびご相談に対応。現在は、社会保険労務士事務所の運営並びに勤怠管理システムAKASHIの開発支援を実施。
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