人材を見える化し効率的にマネジメントを行うためには、従業員個々の能力を把握し、その情報をうまく活用できるように管理することが重要です。スキル管理の活用は、従業員のスキルを可視化して管理することで、人材の適正な配属、さらには効果的で高度な人材育成が可能となります。本記事では、スキル管理によって得られる効果を解説し、スキルマップの作成など具体的な管理の手法や、いくつかの便利なスキル管理ツールを紹介します。
各従業員の能力を把握し、情報として管理することは、企業の人的資源を有効に活用するための効果的方法です。スキル管理は、工場における機械操作ができるかどうかといった技術的なものに限らず、オフィスでの電話対応の質や、上長として部下を統率する力など、オフィスワーク中心の業務においても活用することができます。
スキル管理を行うことで得られるメリットには以下のことが考えられます。
従業員の中には、現在配属されている部署では発揮されることのない優れたスキルを持つ人材がいる可能性があります。こうした隠れた人材を、そのスキルにマッチした他の部署に配属し直すことで、企業にとってより大きなメリットを生み出すことができます。適切な部署に従業員を配属することは、従業員のモチベーション向上に繋がるため、企業だけでなく従業員にとっても良い効果を生みます。
そのための前提として、まずは従業員がどのようなスキルを持ち合わせているのかを把握できる仕組みが必要です。そうしたスキル管理システムが整った環境では、例えば新しいプロジェクトの立ち上げに際しても、素早く適切な人材を配属することも可能となるでしょう。さらに、企業内の人材を把握することで自社に欠けているスキルを特定し、今後どのような能力を持った人材を新たに採用するのか、どのような人材を育成していくかといった、中長期的な計画を立てる際にも役立ちます。
各従業員のスキルを把握することは、職場における教育の効率化にも寄与します。
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それでは次に、スキル管理の具体的な方法を紹介していきましょう。
スキルマップとは、各従業員の持つスキルを表にしてまとめたものです。縦を従業員名、横を各スキルとし、各従業員の各スキルに対する習熟度を数値などで表すことでまとめることで、従業員のスキルを一目で確認できる一覧表となります。エクセルなどを用いて簡単に作成することができます。
スキルマップの作成には、スキル体系の作成、スキル評価方法の決定、実用に向けての準備の3点を考慮する必要があります。以下、それぞれ説明しましょう。
また、評価を更新する頻度も決めておく必要があります。従業員の成長とともに従業員の持つ様々なスキルもレベルアップしていきます。正しい采配をするためには、定期的に情報をアップデートする必要があります。しかし、スキルの評価にも時間的・経済的なコストが発生するため、バランスを考えて適正な更新頻度を決めなくてはなりません。
効率的なスキル管理の方法として、企業向けに開発されたスキル管理ツールの導入も検討してみるべきでしょう。優れたインターフェイスは、エクセルで作成したスキルマップよりも可視性と操作性に長け、また、導入の手間がかからない、情報漏洩へのセキュリティが高いという点でも有利です。スキル管理ツールを用いて、現状の従業員のスキルについて記録することはもちろん、個々の従業員の成長の記録や研修の履修状況、プロジェクトごとの人材配属状況などを同時に管理することで、スキル管理情報をより有効活用することができます。さらに、各部署で共通のツールを利用することでフォーマットの統一もされるため、部署を超えた管理が可能です。
スキル管理ツールの具体名をいくつか挙げるならば、「COCOREPO」や「SKILL NOTE」、「カオナビ」などがあります。導入は比較的簡単ですので、実験的にいくつかのツールを導入し比較することで、自社に合ったツールを探すと良いでしょう。
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スキル管理は自社の持つ人材の力を視覚化し、効率的な人材配属、人材教育に役立ちます。適材適所の配属を行い、不足したスキルを補う採用や教育の実施は、企業のためだけでなく、従業員にとっても労働意欲を促進するなどのメリットがあります。スキル管理を適切に導入・運営すれば、企業と従業員の双方にとってよりよい会社作りが可能になるものと期待されます。
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