従業員の副業を許可する場合は、労働時間の把握や管理に気を配る必要があります。通算ルールの適用により、本業と副業を通算した労働時間が法定労働時間を超過した場合は、割増賃金の支払い義務が発生するからです。今回は労働基準法における総労働時間についての規則、通算ルールの意味、注意すべき点、労働時間の管理方法について解説していきます。
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一般に、企業が従業員を労働させても良い時間は、1日に8時間、1週間に40時間までという上限があります。これを法定労働時間といいます。法定労働時間を超過した場合は、法定時間外労働、つまり残業として割増賃金の支払いが必要です。また、残業をさせるためには労使間で36協定の締結が不可欠であり、36協定を締結した場合にも無制限に労働ができる訳ではありません。時間外労働にも、月45時間・年360時間という上限が定められており、臨時的かつ特別の事情がない限り超過できないと定められています。繁忙期などの臨時的な特別の事情があって労使の合意のもと超過する場合でも、時間外労働は年720時間以内にしなくてはなりません。従業員の労働時間管理は、企業にとって大きな責任が伴う業務なのです。
では、複数の職場で勤務している従業員の労働時間管理はどうすれば良いのでしょうか。労働基準法では、「労働時間は、事業場を異にする場合においても、労働時間に関する規定の適用については通算する」と定められています。つまり、副業をしている従業員の労働時間は、自社とほかの企業で通算する必要があるのです。これを通算ルールと呼びます。本業と副業で雇用主が異なる場合にあっても、雇用関係が発生しているならば双方の労働時間は通算して考えるという点に注意しましょう。
36協定を締結せずに法定労働時間を超えて時間外労働や休日労働をさせたり、時間外労働の上限規制に違反したりした場合には、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される恐れがあります。つまり、従業員の副業を認めている企業では、通算ルールに基づいた的確な労働時間管理を行わなければならないということです。
企業の従業員に対する安全配慮義務については、労働契約法の第5条において、「使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。」と定められています。長時間労働は、心身の疲労などから健康を損ね、重大な労働災害につながる危険性があります。そのため、安全配慮の観点からも企業は労働時間の管理を徹底しなければなりません。就業規則などで副業を禁止している企業が多いのは、このような管理の負担が理由である場合が少なくないでしょう。
通算した総労働時間が法定労働時間を超過した場合、割増賃金の支払いが必要です。法定労働時間を超過して従業員を勤務させた場合の賃金割増率は25％です。ほかにも、法定休日に勤務させれば35％、22時から5時までの深夜に勤務させれば25％と、細かく設定されています。割増賃金を支払う企業についてですが、原則として後から労働契約を締結した企業に支払い義務があると考えるケースが一般的です。従業員の労働時間に対して正しい賃金を支払いましょう。
多くの人が「副業」と呼ぶ働き方には、さまざまな勤務形態が含まれます。副業の労働時間を通算しなければならないのは、労働基準法が適用される就業形態だということを覚えておきましょう。それ以外の就業形態では、労働時間の通算ルールは適用されません。例えば、フリーランス・経営者・顧問理事・監事などは、一般に業務委託契約を締結しているため、雇用契約ではありません。ほかにも、労働基準法の労働時間制度が適用されない農業や水産業に従事する人、管理監督者・機密事務取扱者などの立場である場合にも労働時間は通算されません。
ひと昔前は、労働時間管理にエクセルを活用するケースは一般的でした。多くの人が扱った経験のあるソフトであること、労働時間管理のためのテンプレートも豊富に用意されていることなどはエクセルの強みです。しかし、2019年から改正安衛法が施行されたことで、労働時間の適正な把握が義務化されました。エクセルによる労働時間管理は、過剰な勤怠申告・改ざんのリスク・入力ミス・集計作業の負担など課題も多いため、中規模以上の企業を中心に徐々に使われなくなってきているようです。ただし、副業を行う従業員の労働時間を管理するなど、イレギュラーな勤怠管理をしたい場合には手軽に使えてメリットは大きいです。
ICタイムカードは、レコーダーにICカードリーダーが付属している勤怠記録専用の機器です。従業員それぞれのICカードに設定されている識別番号をもとにして出退勤の時間を打刻します。使用方法も簡単で、ICカードをICカードリーダーにかざすだけで出退勤情報を記録できます。また、ICカードを新しく用意しなくても、個人が所有している各種交通系のICカードなどをそのまま利用して打刻を行えるサービスもあるため、導入しやすいといえるでしょう。さらに、勤怠管理に加えて交通費精算も同時に行えるタイプも登場しており、業務の大幅な効率化が期待できます。ただし、打刻作業はあくまでアナログな行為であるため、定時に打刻してから業務を続けるといった、違法なサービス残業を防ぐことができないのが大きな課題です。副業の労働時間把握にも向きません。
勤怠管理システムは、出勤時間や退社時間を客観的データに基づき記録して、給与計算に必要な情報を集計できるサービスです。従業員からの申告のほか、パソコンの使用時間などから正確な労働時間を算出することができるサービスも登場しています。単に勤怠管理を行うだけでなく、シフト作成や給与ソフトとの連携など多様な機能が搭載されている点も特徴です。さまざまなタイプの勤怠管理システムが登場していますが、特に人気を集めているのがクラウド型サービスです。クラウド型の勤怠管理システムはハードウェアやソフトウェアの準備が不要で、インターネット環境であれば利用開始できます。勤怠管理システムであれば、副業の労働時間把握にも役立てるでしょう。
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近年、労働に関する常識は大きく変化しつつあります。テレワークを導入する企業が増えるなど、多様な働き方を許容する文化が浸透しつつあります。副業についても同様に、許可する企業は増えていくでしょう。
これらは、日本が抱える大きな課題である労働人口不足を、なんとか補っていこうとする施策でもあります。今後、企業にはさまざまな勤務形態に対応した、柔軟性のある雇用管理が求められるでしょう。法的な規定やルールをしっかりと確認し、適切な管理ができるようにしましょう。
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