ジョブディスクリプション（職務記述書）とは、従業員の職務内容や責任範囲、必要なスキルを明文化した文書を指します。具体的には「職務内容」「求められるスキル」「責任範囲」「目標」などを簡潔かつ具体的に記載します。これにより、各自の役割が明確になり、適切な人材配置や公正な評価が可能になります。また、求職者に対しては業務内容を具体的に提示できるため、採用時のミスマッチ防止にも役立ちます。さらに、業務分担が明確になることで、業務効率やモチベーション向上にも繋がります。今回は、ジョブディスクリプションの書き方や、メリットなどについて解説します。
目次
ジョブディスクリプションは日本語では職務記述書とも呼ばれ、担当する業務の職務内容を詳しく記載した文書です。主に記載される内容を以下にまとめました。
例えば、職務内容は仕事の概要だけでなく、具体的な業務内容や実施範囲まで簡潔に分かりやすく記載します。多くの欧米企業においてジョブディスクリプションは人材募集や人事評価で欠かせない書類であり、日本でも導入事例が増えてきました。
募集要項は求人向けに、職務内容・雇用形態・勤務地・給与などを記載した文書です。募集要項では企業が提供する労働条件や待遇に重点を置いて説明するため、職種内容は簡単な概要のみを紹介するケースが目立ちます。一方、ジョブディスクリプションは職務内容を重視する書類です。求めるスキルだけでなく職務が必要な背景にも言及するケースもあり、記載内容を読めば実際に働く具体的なイメージができます。
ジョブディスクリプションが注目される理由としては、ジョブ型雇用への関心の高まりが挙げられます。ジョブ型雇用は企業側が職務内容と必要なスキル・経験・資格などをジョブディスクリプションで提示して、特定の仕事に対して人材を採用する手法です。このジョブ型雇用は欧米で一般的な雇用形態であり、日本では人材を採用してから仕事を割り当てるメンバーシップ型雇用が主流でした。しかし、近年のグローバル化への対応や人材不足問題を解決するために、日本でもジョブディスクリプションを活用したジョブ型雇用が注目されています。
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まずは、対象職務の情報収集を行いましょう。職務内容・責任の範囲・権限・必要なスキルなど、関連する項目の情報を集めます。情報収集における大切なポイントは、実際に職務を担当している従業員からヒアリングすることです。従業員の生の声を聞けば現状の業務内容を正確に把握できるだけでなく、抱えている改善点や課題も明確になるのでジョブディスクリプションの作成に役立てられます。
次に、職務内容と記載項目を決定するために、人事担当者や各部門のマネージャーが中心となって情報を精査します。具体的には収集した情報に誤りや矛盾がないか確認して、職務内容や必要なスキルなどを整理してください。また、職務内容には優先順位をつけて、取り組む範囲を明確化することも忘れずに実施しましょう。
情報の精査が完了したら、ジョブディスクリプションを作成しましょう。記載するボリュームはA4用紙1枚程度が一般的であるため、限られたスペースに網羅的かつ具体的な内容になるように整理する必要があります。最後には、現場の従業員や管理責任者のチェックを忘れずに行いましょう。
ジョブディスクリプションの導入は、採用時のミスマッチの防止に有効です。ジョブディスクリプションを確認すれば、求職者は自分の仕事を正確に把握できます。加えて、企業が求める能力も具体的に示されるため、求職者は自分のスキルや経験が募集職種に合致しているかの判断も可能です。そのため、求職者側と企業側の認識のズレを削減できるので、採用のミスマッチを防止できます。
効率的な人材育成にもジョブディスクリプションは効果的です。自分の職務内容と必要なスキルはジョブディスクリプションによって明確になっているので、具体的な成長目標を設定できます。もし、求められるスキルと従業員の実力にギャップがあれば、ピンポイントの成長が期待できる研修プログラムの設計も可能です。そうした施策を実施しながら従業員は決まった職務の範囲でスキルを磨けるので、高い専門性を保有した人材を育成できます。
ジョブディスクリプションで職務内容が明確化していれば、従業員を公正に評価できます。もし、従業員の役割や求められる能力が定まっていないと、主観的な評価に頼ってしまうケースも少なくありません。そうすると、管理職などの業務負担が増加してしまうだけでなく、評価に対して不満が生じやすくなる恐れもあります。そこで、ジョブディスクリプションをベースとして活用できるようになれば、客観的に納得できて透明性のある評価を実施できます。
ジョブディスクリプションはジョブ型雇用への関心の高まりなどの影響もあって、日本企業でも注目されるようになりました。ジョブディスクリプションがあれば企業のポジションごとの職務内容や必要なスキルなどの情報を、具体的かつ簡潔に整理して求職者や従業員に提示できます。ジョブディスクリプションを活用して、採用活動や人事評価などを改善してみてはいかがでしょうか。
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