隠れ残業とは、申告した残業時間よりも長く働いたり、申告せずに業務時間外に働いたりすることを指します。テレワークの普及によって、場所や時間に囚われない働き方が可能になった一方で、隠れ残業が生じやすくなっているため、ルールや管理体制を再度見直しましょう。今回は、隠れ残業の実態やリスク、勤怠管理システムを用いた対策について解説していきます。
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隠れ残業とは、企業にわからないように自宅に仕事を持ち帰ったり、勤務時間内で業務が終了したように見せかけて、引き続き業務を長時間行ったりすることです。残業を申告しないため、もちろん賃金は発生しません。いわばサービス残業を進んで行っている状態です。このように、従業員にとって不利な要素の多い隠れ残業は、なぜ行われてしまうしょうか？
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在宅勤務において隠れ残業が常態化してしまうと、極端なことをいえば、睡眠以外の時間はすべて業務に充てている状態にもなりかねません。また、企業が従業員の労働時間を把握できないため、対策もできないでしょう。過重労働の状態が続けば、いずれ心身に重篤な影響を及ぼす可能性があります。
隠れ残業で行われた業務は、企業側にとっては、本来かかった時間よりも短い時間で達成できたように見えます。企業は、業務を完了させるために必要となる時間がわからないため、従業員に対して適切な業務量を振り分けられません。その結果、到底達成できない無茶な目標を立てたり、将来の業績予想が実際の状況と乖離してしまったりするなど、企業運営にも支障をきたします。
日本労働連合総連合会による「テレワークに関する調査2020」では、テレワーク中に残業代支払いの対象となる労働時間があった場合に企業に申告したかどうかを調査しています。これに「申告しなかったことがある」と答えた人は65.1％に上りました。申告しなかった理由には「申告しづらい雰囲気だから」「時間管理がされていないから」という回答が上位に挙がっています。また、「申告したけれど認められなかったことがある」と答えた人は56.4％です。このように、在宅勤務では、最初から残業代は支払われないもの、と諦めている状況が見受けられます。しかし、本来残業代の不払いは重大な法律違反であり、このような暗黙のルールが定着してしまうことで、大きなトラブルに繋がる可能性があります。
隠れ残業は、業務に対してしっかりと取り組もうとする真面目さや責任感から行われることがあります。しかし、残業時間を申告しない、またはできない状況で業務に取り組む状況では、当然、「自分は隠れ残業までして大量の業務をこなしている」という心理状態になりがちです。このような状態は、現在の労働条件へ不満が生じやすくなるため、結果として仕事へのモチベーション低下や、最悪の場合は離職にもつながりかねません。
勤務時間が長くなってしまう状況は、多くの場合、業務が整理できていないことが起因しています。特に、定期的に発生する事務作業や報告業務などの、いわゆる固定業務は、ITツールの活用などによって効率化すると良いでしょう。固定業務に対する負荷を低減することで、大きな成果が求められる変動業務に集中することができます。
ある程度の目標やノルマは、従業員のモチベーションアップのためには有効です。しかし、在宅勤務では、実現可能な目標の設定を心掛ける必要があります。厳しいノルマを課した結果、隠れ残業をしてでも成果を出そうとする可能性があるからです。
管理職は、部下の出してくる成果とそれにかかった時間などをよく検討して、適正な業務を割り振る必要があります。
在宅勤務では、管理職が従業員の作業開始や終了を目視できません。従業員が何時から何時まで働いているのか、正確に把握するためには、勤怠管理システムを活用すると良いでしょう。メールや電話で業務時間を報告する手間も省けるため、固定業務の削減にもつながります。
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一般的な勤怠管理システムには、打刻機能や残業・休日などの申請機能、シフトの自動作成や労働時間超過のチェックや管理を行う機能が搭載されています。最近では在宅勤務の従業員の労務管理に特化した機能を備えたものも増えているため、上手に活用しましょう。ここでは、おすすめの勤怠管理システムとして「AKASHI」を紹介します。
AKASHIは、クラウド型の勤怠管理システムです。パソコンやスマートフォンなどさまざまな端末から勤務時刻の打刻が可能なため、テレワーク時でも簡単に勤怠管理ができます。また、テレワーク時の従業員の勤務状況を確認することも可能です。労働時間や年休の把握・管理も行えるほか、ログイン中に利用できるアラート機能を使えば打刻忘れや残業時間の超過なども防止できるでしょう。
なお、AKASHIはユーザーからの要望や法改正をもとに定期的なアップデートを実施しています。チャットやオンラインマニュアルによるサポートも充実しているため、スムーズな導入が実現できるでしょう。
これまでの隠れ残業は、業務を持ち帰ったり、退勤後に客先訪問したりするなど、どこか不自然さを伴う行動でした。ところが、在宅勤務が普及し、自宅にも業務環境が整っている現代では、隠れ残業は特別なものではなく、誰でもできる状態になっています。隠れ残業 を黙認することは、過重労働や残業代未払などのトラブルに発展する可能性につながります。企業は、労務管理を徹底し、隠れ残業をしなくても業務ができる体制づくりをしましょう。
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