インターネット環境の整備や技術の進歩により、紙面での契約から電子契約へと鞍替えする企業が増えています。電子契約を利用するメリットとして、印紙税が課税されなくなったり、契約の所要時間が短くなったりすることが挙げられます。長らく紙面での契約を行ってきた企業からすると電子契約を導入するハードルは高いですが、電子契約ツールを用いることでその問題を解消することができます。今回は、電子契約のメリットと導入におすすめのツールを紹介していきます。
二者間の合意内容を書面として形に残すために作られる契約書は、従来、紙に署名または印鑑の押印、あるいはその両方を施すことで締結されてきました。電子契約では、契約書をインターネット上で取り交わし、管理します。電子データに電子署名することで、書面での契約と同等の証拠書類として保管することができます。
電子契約のメリットとして、大きく次の3点が挙げられます。
電子契約は紙の契約書と異なり、印紙を貼る必要がありません。これは、印紙税法により印紙税の課税対象が紙の文書に限定されているからです。印紙税が課税されないほかにも、電子契約ではインターネット上で契約を締結するため、契約書の郵送費なども不要になります。また、データは自動的にサーバー上で管理されるため、紙の契約書のような保管コストもかかりません。
従来の紙の契約書では、印刷・製本・押印・郵送を行った後、先方の押印・返送を待つ必要があり、時間のかかる一連の作業を経なければなりませんでした。一方、電子契約はインターネット上で締結や管理が完了するため、作業効率が大幅に上がります。
電子契約では電子署名の他に、タイムスタンプの導入で安全性が担保される場合がほとんどです。タイムスタンプとは、契約書に署名がされた時間がいつなのかを正確に判断するものです。正確な時間管理ができる、認定を受けたタイムスタンプが利用されることが多くなっています。タイムスタンプが契約書類の証拠力を補強するため、改ざん防止にもつながります。
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次に、電子契約の導入におすすめのツールを厳選して紹介します。
クラウドサインは、電子契約ツールの中でも既に3万社を超える企業が導入している大手のサービスです。「契約締結のスピード化」「コスト削減」「コンプライアンスの強化」を掲げ、紙と印鑑をクラウドに置き換え、契約作業をパソコンだけで完結させます。契約書の準備・取引先への確認依頼・取引先による押印の3つのステップで契約作業は終了です。取引先がクラウドサインのアカウントを持っていなくても契約の締結ができるので、先方の負担も低減されます。新たに導入する際は、まずNDA（秘密保持契約書）のような締結頻度が高い契約書や受発注書の手続きなどから試してみると良いでしょう。月5件までの契約が無料で行えるフリープランや、月額10,000円から無制限に契約できるスタンダードプランなどがあります。
「ペーパーレス」「締結スピードアップ」「電話サポート」が特徴です。電子書類に電子証明書を付与し、従来の押印の契約と同様の証拠力が認められています。特に電子契約によるコスト削減という利点を強く打ち出しており、公式サイトでは、クラウドスタンプでの契約は紙での契約に比べ、封筒・郵送代が0円となることはもちろん、1契約あたりの業務時間が約19分削減、契約書100枚につき人件費が約95%改善するという試算を出しています。また、管理機能も優れており、ユーザーや契約書類の管理、ユーザーが作成したテンプレートの管理も行えます。ベーシックプランでは電話サポートや契約書のひな形が付いており、徹底したサポートのもとで利用できます。
「Agree締結・実印版」「Agree締結・認印版」「Agree管理」のプランがあり、電子署名の必要なく簡単に契約締結をすることが可能です。取引先の署名はメールアドレスで行うため、電子証明書の取得が不要であり、先方にアカウント登録などの負担をかけずに利用できます。時刻認証業務認定事業者（TSA）の認定タイムスタンプを付与しており、各種法令にも対応可能です。国内シェア1位の電子認証局であるGMOグローバルサインと直接連携しているため、高い信頼性を誇ります。また、Agree管理を併用することで、契約情報から必要な契約の検索や、閲覧制限の管理も行えます。Agreeを導入している企業は、不動産事業や運送業、教育事業など様々であり、それぞれ契約類型や、利用するサービスの組み合わせも異なります。各企業の事業形態に合わせて柔軟にサービスが利用できます。
今回は、電子契約のメリットを解説し、導入しやすいツールを厳選して紹介しました。電子契約は従来の紙面での契約とは異なり、コスト削減や取引先とのスムーズな契約締結、契約内容の一元管理などのメリットがあります。電子契約の多くのツールには、いくつかのプランが用意されているので、自社の業種や多用する契約類型に適した電子契約システムを導入することが重要です。
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