登記簿がデータ化されて以来、登記記録を証明するものを登記事項証明書と呼ぶようになりました。会社の登記記録には事業内容や代表者名が記載されており、決算申告や銀行融資のときに必要になります。今回は、登記事項証明書の取得方法と使用するタイミングについて解説していきます。
登記事項証明書とは？
登記事項証明書とは、会社の登記事項が記載された帳簿データである登記記録の写しのことを指します。従来、会社の登記事項が記載されている帳簿は「登記簿」と呼ばれていましたが、現在は帳簿のデータ化が行われており、登記簿がデータ化されたものを「登記記録」と呼びます。これに伴って、「登記簿謄本」や「登記簿抄本」と呼ばれていた登記簿の写しも、「登記事項証明書」と名称を変えました。
登記事項証明書には以下の4種類があり、必要に応じて使い分けることになります。
- 現在事項証明書
現在効力のある登記事項を記載したものです。
1．現在効力のある登記事項
2．会社成立の年月日
3．取締役・代表取締役・監査役など役員の就任年月日
4．会社の商号および本店の登記変更にかかる事項で現に効力を発するもの
以上の4つが記載されています。 - 履歴事項全部証明書
従来の登記簿謄本にあたるものです。
現在事項証明書の記載事項に加えて、履歴事項全部証明書請求日の3年前の1月1日から請求日までに抹消された登記事項が記載されています。 - 代表者事項証明書
会社の代表者に関する情報が記載されたものです。資格証明書として代替することができます。代表者名、会社の商号、本店、代表取締役など代表者の資格、現在効力のある事項が記載されています。 - 閉鎖事項証明書
履歴事項全部証明書では記載されない、閉鎖した登記事項が記載されたものです。閉鎖した登記事項とは、履歴事項全部証明書にされなくなった登記事項や、吸収合併を理由として記載されない登記事項などを指します。
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登記事項証明書の取得方法
登記事項証明書は、手数料を払えばだれでも取得することができます。実際に法務局に赴いて取得する方法と、インターネット上で取得する方法の2通りがあります。
法務局に行って取得する方法
- 場所
お近くの法務局で申請書を提出することで取得できます。ただし、閉鎖事項証明書に関しては、管轄の法務局でなければ取得できません。 - 提出書類
登記事項証明書交付申請書を提出します。あらかじめ法務局のウェブサイトで請求書をダウンロードすることもできるので、事前に記入しておけばスムーズにいきます。 - 受付時間
祝日と年末年始の休日を除いて、月曜日から金曜日の午前8時30分から午後5時15分です。即日の受け取りが可能です。 - 手数料
登記事項証明書は1通600円となっています。また、1通あたり50枚を超えるごとに100円が加算されます。
インターネット上で取得する方法
現在では、インターネット上でも登記事項証明書を取得できるようになっています。忙しくて法務局に行けない場合や、手数料を少しでも節約したい場合などにぜひ利用してみてください。
- 利用方法
「登記・供託オンライン申請システム」に登録することによって、自宅やオフィスなどから登記事項証明書を申請することができます。受け取り方法としては、法務局の窓口で受け取る方法と、法務局からの送付によって受け取る方法が選べます。 - 受付時間
祝日と年末年始の休日を除いて、月曜日から金曜日の午前8時30分から午後9時です。法務局での受付時間より長くなっていますが、午後5時15分以降に申請したものは、申請日の翌営業日が証明日となります。 - 手数料
法務局の窓口で受け取る場合には、1通480円となっています。法務局からの送付によって受け取る場合には1通500円となっています。またどちらの場合でも、1通あたり50枚を超えるごとに100円加算されます。 - 手数料の納付方法
インターネットバンキング、モバイルバンキング、または電子納付対応のATMを利用して手数料を納付することができます。
参考元：
法務局.「登記事項証明書等の請求にはオンラインでの手続が便利です」
登記事項証明書を使用するタイミング
登記事項証明書は以下のような時に使用されます。
- 決算申告
- 銀行融資
- 他社の情報取得
- 相手方との重要な契約
- 補助金申請
登記事項証明書の取得手数料が安くなったこと、ネット上で簡単に取得できるようになったこともあり、特に最近では、他社の情報収集に利用することがあります。目標とする会社があれば、その会社の登記事項証明書から、会社運営を学ぶのもよいでしょう。
まとめ
今回は、登記事項証明書について説明してきました。基本的には従来の登記簿と同様と考えてよいですが、データ化に伴ってインターネット上でも取得できるようになるなど、より便利になっています。バックオフィスでは、登記に関する知識は必須となっていますので、登記事項証明書は4種類あることなど、基本的な知識は身につけておきましょう。