2016年11月、ベンチャー企業の総務担当者たちの集いが開催されました。その名も、「ふせんの会」。somu-lier編集部員も参加しましたので、今回は「ふせんの会」参加レポートをお送りします！
「ふせんの会」は、株式会社LIGの管理課が主催する、「管理課による管理課のためのイベント」です。主にWEB系ベンチャー企業の総務担当者を対象に、情報交換や横のつながり作りができる場として誕生しました。
記念すべき第1回目は、「経費精算と勤怠登録」をテーマに掲げ、LIGが運営するシェアオフィス「いいオフィス」にて2016年11月24日に開催。様々な企業規模の総務担当者4名が登壇し、自社の経費精算や勤怠管理の方法を紹介しながら意見交換を行うとともに、日々の業務で感じる疑問や悩みについて税理士や社会保険労務士の先生に相談し、専門的な観点からアドバイスをもらいました。
イベント当日は、約50名の総務担当者が集結。名刺交換会も開かれ、会場は大いに盛り上がりました。
第1回ふせんの会、最初のお題は「経費精算」。中でも交通費精算は、各社員から外出時の行き先や経路、交通費をすべて申請してもらい、総務担当者がそれを一つひとつ確認して精算するという大変手間がかかる作業で、「月末にまとめて精算作業を行うので大変」「営業担当者が、自分が実際に使用したルートを覚えていない」「定期券の区間を差し引くのに手間がかかる」などなど、総務担当者の悩みはつきません。
そんな交通費精算のお悩み解決ツールとして、株式会社ジオコードから紹介されたのが、クラウド型交通費精算＆経費精算ツール「ネクストICカード」。ネクストICカードは、普段使用しているスイカやパスモ等の交通系ICカードを端末にかざすだけで、交通費情報を読込・出力できるクラウドサービスです。
交通費申請の際は、ICカードを端末にかざすと出てくる精算画面から社用のものを選択して申請ボタンを押すだけで、交通費精算申請書を出力することができます。実際に使用した経路を自動で出力することができるため、月末に面倒な経路検索をする必要がなく、交通費申請作業を大幅に効率化＆コスト削減することが可能となります。
ネクストICカードを利用することで、交通費の誤請求や不正請求がなくなるため、総務担当者の確認作業も楽になります。さらに、定期区間の重複部分も自動的に差し引かれるため、過剰請求などのミスがなくなり、この点においてもコスト削減が可能となります。
気になる料金は、ASP利用料が月額1万円～、ユーザー1人あたり月額400円で利用可能です。実際に利用する人だけをユーザー登録することができるので、例えば営業担当の社員だけを登録するなど、自社の実態に応じた使い方ができます。
第1回ふせんの会、続いてのお題は「勤怠登録」。企業の義務である労働時間管理の役割を担うとともに、給与計算にも関わる非常に重要な業務ですが、「勤怠状況を一人ひとり確認する作業が大変」、「打刻漏れがある」「手集計だと間違いがないか不安」などなど、こちらも総務担当者の悩みはつきません。
そんな勤怠管理のお悩み解決ツールとして、ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社から紹介されたのが、クラウド型勤怠管理ツール「AKASHI」。AKASHIは、社員の勤怠データをリアルタイムで自動集計してくれるクラウドサービスです。
AKASHIを利用することで、日々の勤怠登録は、パソコンやスマートフォンなどのデバイス上からワンクリックで行うことが可能となります。GPS機能付きなので外出先でも打刻できるうえに、アラート機能がついているため打刻漏れの心配もありません。
社員の勤怠データはリアルタイムで自動集計されるため、総務担当者の集計・確認作業は大幅に楽になります。もちろん、集計ミスの心配もありません。また、社員の勤務状況をリアルタイムで可視化できるため、残業の多い社員に即時に注意を促すことができるようになるなど、長時間労働の抑制にもつながります。
AKASHIでは、年次有給休暇の申請や承認もシステム上で行うことが可能であり、勤務時間だけでなく、年次有給休暇の残り日数や消化状況なども一覧で管理することができます。
気になる料金は、初期費用0円、ユーザー1人あたり月額300円で利用可能です。10秒で申込可能な60日間無料トライアルも実施しているので、気軽に試してみることができます。
普段なかなか社外で相談相手を見つけられない総務担当者たちが一堂に会し、悩みの共有や情報交換ができる「ふせんの会」は、総務担当者にとって非常に心強い場であると感じました。
経費精算や勤怠管理はとても地道な作業ですが、非常に重要な業務であるうえに、間違いは決して許されません。「ネクストICカード」や「AKASHI」などの便利なクラウドサービスを活用しながら、効率的かつ確実に業務を進めていくことが大切だといえるでしょう。
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