BBQにビアガーデン！夏の社内イベントの参加率を上げるための告知ツール３選

夏休み・お盆休みも近づいて楽しみの多い季節がやってきました。
プライベートだけでなく、会社でのイベントも増えるこれからの季節。ほかの部署同士の交流を増やしたり、チームの親睦を深めたりと、インナーコミュニケーションの向上、仕事上のコミュニケーション活性化に繋がるため、社内でイベントを開催している会社が多くあります。集客はイベントの成功の鍵を握るともいわれます。今回は社内イベントの参加者を増やすための告知の工夫についてご紹介します。

各社の社内イベント

よくあるイベント内容

• 季節に合わせたイベント
  歓迎会、バレンタイン、お花見、七夕、ハロウィンパーティー、クリスマスパーティなど。季節ごとのイベントは企画がしやすく、参加者も気軽に参加できます。
• 勉強系
  社内勉強会、朝活、ハッカソンなど。
  業務を超えて他部署の人たちとの交流はとても刺激になり、業務へも還元されることが多いようです。
• アウトドア系
  野球、フットサル、運動会、バーベキューなど。
  社外でのイベントは家族や友人も参加して賑やかに開催。業務では見えない表情が見えるのが良いですね。

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告知方法を見直してみよう

一般的な告知方法

• チャット・メールなど、社内ツールでの発信
  日常的に使うツールだけに企画側も発信しやすく、受け取り側も目にしやすい。その反面、情報が流れやすく忘れてしまったり、印象に残りづらいというデメリットも。
• 朝礼や夕礼など、集会での告知
  全体に知らせるには効果的だが、口頭で伝えるだけだと時間や集合など詳細が伝わらないため、行く行かないの判断がしづらい。あとで確認できるよう、詳細を紙で配布したりツールで通知する必要がある。
• 社内報での告知
  社内報担当者を巻き込んで、社内全体に告知が出来ます。イベント終了後にはレポートを掲載出来れば、それをきっかけに社長や他部署の参加者へのインタビューなどの企画も広がります。

これらの方法にもうひと工夫を加えて、会社全体にもっとイベントムードを浸透させましょう。開催前から雰囲気作りができれば、当日の盛り上がりも期待でき、誰かと誘いあって参加しやすくなります。

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認知を高める告知方法

• 社内にポスターを貼る
  会社をイベントムードにする、イベントを印象付ける、という点で効果的なのが紙のツールを使うこと。インターネットの時代と言われていても紙は意外と見られているものです。コピー機や自動販売機などの前にポスターを貼ってみましょう。

• チラシ・フライヤーを活用する
  休憩スペースにフライヤーと言われるカードサイズやポストカードサイズの紙を飾ったり、直接デスクに置いてみるのも効果的です。会話の中でイベントの話題が出れば、誘い合って参加しやすくなります。隣の人と「どうする？」と話題にあげてもらえたら、参加の可能性もぐっと上がりやすくなります。

　

• 協力者を作る
  社内イベントは自由参加で業務時間外に開催されることが多いことから、「自分の知っている人は参加するのか」「本当に盛り上がるのか」と、様子を伺っている人も多いはず。一緒に行こう！と誘ってくれる人がいると、「じゃあ…」と思わず乗ってしまうかもしれません。総務や幹事からの一方的な告知よりも、社員が社員を誘う流れができるといいですよね。そのためにもチラシやカードを常に机の上に置いておくなどが大事ですね。 

   

社内イベント運営に便利なツール３選

Canva（キャンバ）

初心者でも簡単に使える無料のオンラインツールです。クラウドサービスなので、ソフトの購入も必要なく、ネット環境さえあればパソコンやスマートフォンのアプリからいつでも使うことができます。
使い方も簡単。名刺・ポスター・SNSのカバーなど、作りたいデザインのタイプを決めて、使いたいテンプレートを選び、中身の文字や写真を変更するだけ。海外風のおしゃれなテンプレートは全部で8000以上用意されており、既に構図や色味が決まっているので、デザイン知識がない方でもほんの数分でプロ並みのデザインを完成することができます。
※記事内のポスターやフライヤーはCanvaを使って作っています。

こんな方におすすめ

• お洒落なデザインに仕上げたい
• お空いた時間にスマホでサクッと作りたい

Office テンプレート

Microsoft Office の無料テンプレートです。業務の中でエクセルやワードを使用したり、プレゼン資料をパワーポイントで作っている方も多いのではないでしょうか。日頃からMicrosoft Officeのソフトを使用している人におすすめです。
2,000点以上のテンプレートが公開されており、季節のイベント・趣味・仕事など、シーン別で使いやすいようカテゴリ別に用意されています。また、「テンプレートの基本の使い方」が動画で紹介されているなど、初めてテンプレートを使う人も安心して使い始められるのが魅力です。

こんな方におすすめ

• 使い慣れたツールで作りたい
• 時間をかけたくない

ラクスル（オンラインデザイン）

無料のデザイン制作アプリケーションです。ネット印刷で知られるラクスルが、テンプレートをベースにデザインを作ることができるサービスを提供しています。4,000点以上のテンプレートや素材を使って作成し、そのまま印刷に出すことが可能です。
印刷物に使えるイラストや写真素材、デザイナー定番使用のモリサワフォントも無料で利用可能。完成したデータを入稿する際、ズレがなく綺麗に印刷できるか、文字の大きさが小さすぎないかなど、自動でデザインをチェックしてくれる機能まで付いています。

 

こんな方におすすめ

 

• プリント環境が整っておらず印刷を頼みたい
• ネット印刷の入稿に慣れていない

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まとめ

社内イベントはコミュニケーション活性の良いきっかけです。
業務以外に会社のメンバーと交流できる機会なので、企画担当が楽しんで取り組むことが大切です。そして、イベントの成功を握る大事な集客についてはみんなが参加しやすいようにあらゆる方法を取り入れて試してみるといいですね。