経費精算や勤怠管理、社員教育など総務担当者の業務には様々なものがあります。特に、規模の小さい企業の場合、これらの業務を一人で担うことも珍しくありません。
幅広い業務を一人で担うためには、出来る限り業務を効率化していくことが欠かせません。そんな時に強い味方となるのが、総務業務を手助けしてくれるクラウドサービスです。
今回は、おすすめクラウドサービスを紹介します。
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社員が営業活動などを行う際にかかる交通費等の経費をチェックして精算する経費精算。社員から提出される領収書等をすべてチェックしてデータ化し、会計処理を行うことは非常に大変です。
そこでオススメなのが、株式会社BEARTAILが提供する「RECEIPT POST（レシートポスト）」。レシートポストは、領収書をスマートフォンで撮影してアップロードするだけでオペレーターが入力・データ化してくれるため、経費精算業務が圧倒的に楽になります。
また、「弥生会計」「freee」「MFクラウド」といった主要会計ソフトと連携できるため、経費データをソフトに入力しなおす手間が省けます。さらに、交通乗換検索アプリ「駅すぱあと」も内蔵されているため、駅名を入力するだけで交通費を算出することも可能です。
料金は、月額29,400円（年間一括払いの場合）で30ユーザーまで対応可能。15日間の無料体験も実施しているので、一度体験してみても良いかもしれません。
社員の労働時間を適切に把握、管理するのも総務の重要業務の一つ。しかし、紙の出勤簿や打刻機で記録された出勤・退勤時刻のデータを手で入力して管理するのは非常に大変なうえに、入力ミスや集計ミス等が発生しかねません。
そこでオススメなのが、ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供する「AKASHI」。AKASHIでは、各社員が出退勤時に自分のパソコンやスマートフォン上で打刻を行います。データはクラウド上に記録され、リアムタイムで自動的に集計されるため、勤怠管理業務にかかる時間を大きく削減することが可能です。
AKASHIはデザインがシンプルで分かりやすく、マニュアル不要ですぐに導入できるところも大きなポイントです。
料金は、初期費用0円で、1人あたり月額300円で利用可能です。10秒で申込可能な60日間無料トライアルも実施しているので、まずは試してみてはいかがでしょうか。
新入社員やアルバイトの求人を出し、面接のセッティングや採用を行う求人・採用業務。独立した人事部門がない場合は総務で行うことになりますが、Webの専門知識がない人が自社で一から求人ページを作成することは非常に困難です。また、せっかく作成したページも、求職者の目に止まらなければ意味がありません。
そこでオススメなのが、株式会社ビズリーチが提供する「スタンバイカンパニー」。スタンバイカンパニーを使えば、募集職種や給与、勤務地などの必要な情報を入力するだけで、簡単に求人ページを作ることが可能です。作成した求人ページは、日本最大級の求人検索エンジンサイト「スタンバイ」に掲載されるため、多くの求職者に見てもらえます。
スタンバイカンパニーで作成した求人ページへのリンクを企業サイトに設置することで、自社の採用ページとしてそのまま使用することができます。そして、応募者とチャット形式で簡単にやり取りができる上に、繁忙期や遠方の応募者で面接日程の設定が難しい場合でも、ビデオ通話ですぐに面接することができます。
スタンバイカンパニーは初期費用や月額利用料等の費用は一切かからず、全て無料で利用することができます。
業務効率化やシステムの操作説明などのため、作業内容や作業手順を社員に指導する場面は多々あります。分かりやすいマニュアル作成が必要ですが、一からマニュアルを作成するのはとても手間がかかります。
そこでオススメなのが、株式会社スタディストが提供する「Teachme Biz」。Teachme Bizを活用することで、【①画像選択②画像編集③説明入力④公開設定】という4ステップでマニュアルを作成することができるようになり、マニュアル作成に要する時間は約5分の1まで圧縮できます。
料金は、初期費用＋基本プラン＋オプションという構成で、初期費用は10万円です。基本プランは、「ライセンスのみor端末や回線とのセット」のどちらを選択するかで料金が異なり、ライセンスのみの場合は20人用で1万5,000円、50人用で3万円、100人用で5万円となっています。5人用の30日無料お試しもあるため、試してみてはいかがでしょうか。
会社の規模や組織体制によって総務の業務は多種多様であり、ここで紹介した業務以外にもたくさんの業務があります。各業務においてお助けクラウドサービスを探しているという人も多いのではないでしょうか。
そんな人にオススメなのが、バックオフィス業務を代行してくれるクラウドサービスの機能や価格を一目で比較できる、法人向けクラウドサービスの口コミ・比較サイト「ボクシル」です。
somu-lierでは、ボクシルを運営するスマートキャンプ株式会社の古橋社長に、クラウドサービス活用によるメリットやおすすめのサービスをインタビューしました。ぜひ、下記の記事も参照してみてください。
・関連記事：「自分でやらなきゃ」では生産性は低いまま？ボクシル運営者とバックオフィスのクラウドサービスを考える
時代の変化に伴って、総務担当者に求められる役割も変わってきています。現代の総務担当者には、過労死防止対策や健康経営など新しい課題への対応が期待されています。
今回紹介したようなクラウドサービスを上手に活用して業務を効率化したうえで、新たな役割を担っていくことが求められます。
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