コンティンジェンシープランとは、予期しない事態や危機が発生した際に、企業が迅速かつ効果的に対応するための計画のことです。プラン策定のためにまず、策定目的を設定する必要があります。そして、自社に関連するあらゆるリスクを洗い出し、分析します。続いて、プランを実行するタイミングや対応内容といった、リスク発生時の対応方法を決めます。その後、レビューと見直しをもとに、日々の改善を行います。
目次
コンティンジェンシープランを導入しよう
コンティンジェンシープランとは
コンティンジェンシープランは緊急時対応計画と訳すことができます。具体的には、地震・台風・火災・サイバー攻撃など予期せぬ緊急事態が発生した際に、企業が迅速かつ適切に対応するために事前に策定しておく計画のことです。自然災害やサイバー攻撃などの緊急事態が発生すると、企業は一部や大部分の業務を停止しなければなりません。そうした際にコンティンジェンシープランが策定されていれば、優先して対策すべき項目や、被害をできるだけ抑えるための方法などが明確になります。
コンティンジェンシープランの目的
緊急事態発生による業務への被害を最小限にとどめて、早急に復旧するためにコンティンジェンシープランは策定されます。まず、自然災害やサイバー攻撃などが発生してもなるべく事業を中断させず、可能な限り早く通常の状態に戻すための対策を事前に定めておけば継続した企業活動が可能です。次に、事前に考えられるリスクを洗い出して具体的な対策を講じれば、被害を最小限に抑えられます。
コンティンジェンシープランが注目される背景
現代社会では自然災害やサイバー攻撃など、予期せぬ事態が発生するリスクが高まっています。例えば、サイバー攻撃は企業の機密情報漏洩やシステムダウンを引き起こし、大きな損害を与えかねません。また、昨今では新型コロナウイルス感染症の影響で、事業継続に大きな影響を受けた企業も少なくないのではないでしょうか。今後もこうした緊急事態は発生する恐れがあるため、リスクマネジメントの手法としてコンティンジェンシープランが注目されています。
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コンティンジェンシープランの策定手順
策定目的を明確にする
まずは、コンティンジェンシープランの策定目的を明確にしましょう。緊急事態発生時に被害を最小限に抑えることは前提にあるとしても、具体的な目的は企業の個々の組織で異なるはずです。例えば、「従業員の安全を第一に確保したい」や「基幹システムを守る」など、それぞれの部署や組織ごとの目的を設定しなければなりません。現場で携わる従業員の意見なども取り入れながら、丁寧にコンティンジェンシープランの策定目的を検討しましょう。
リスクを洗い出して分析する
次に、リスクを洗い出して分析しましょう。代表的なリスクを以下にまとめてみました。
- 自然災害
- 情報漏洩
- サイバー攻撃
- パンデミック
- サプライチェーンの問題
このプロセスでは顕在化しているリスクだけでなく、潜在的なリスクも含めて把握することが重要です。リスクが明確になったら、それぞれの影響度を分析します。関連する複数の部署から担当者を選んで、さまざまな角度からリスクの洗い出しと分析を実施しましょう。
対応方法を決定する
続いて、コンティンジェンシープランの対応方法を決定しましょう。ポイントとしては一つの対応方法だけでなく複数の対応策を検討して、状況に応じて柔軟に対応できるように準備します。例えば、優先的に対応する業務を決定したり、実行する責任者を決めたり、緊急時の対応の流れを明確にすることが大切です。緊急事態はいつ発生するか不明で計画通りに行動できるとは限らないため、なるべくさまざまな状況を想定して準備を進めましょう。
コンティンジェンシープラン策定の注意点
関係者から賛同を得ること
コンティンジェンシープランの策定では、関係者から賛同を得ることを意識しましょう。コンティンジェンシープランが緊急時に機能しない要因の一つには、企業の関係者から賛同を得られていないケースも珍しくありません。コンティンジェンシープランが全員に理解され適切に実行されるためには、計画策定の初期段階から関係者を巻き込む工夫が重要です。コンティンジェンシープランのメリットを具体的に示して、関係者の理解を得られるように努めましょう。
定期的な教育が必要になる
コンティンジェンシープランの策定では、定期的な教育が必要になるケースもあります。コンティンジェンシープランは策定するだけでなく、緊急時に迅速かつ適切に具体的な対応が実施されないと効果はありません。そのため、従業員がコンティンジェンシープランを正しく理解して、適切な行動を取れるように定期的な教育や研修が重要です。定期的な教育で知識の定着を促すだけでなく、シミュレーションも取り入れて緊急事態にスムーズに対応できる能力も養いましょう。
アップデートも実施する
コンティンジェンシープランを策定したら、忘れずにアップデートも実施しましょう。コンティンジェンシープランは環境の変化に応じて、最新の状態に保つ姿勢が大切です。最新のリスク情報をコンティンジェンシープランに反映できていなければ、緊急時の対応が遅れる原因になってしまいます。定期的にアップデートを行って、さまざまなリスクへの備えを万全にしましょう。
まとめ
自然災害やサイバー攻撃などのリスクを最小限にしようと、コンティンジェンシープランを導入する企業が増えています。企業の日々の活動を継続させるためだけでなく、周囲の人々の生活や命を守るためにも必要な取り組みです。いつ起きるかわからない緊急事態に備えて、コンティンジェンシープランの準備を進めてみてはいかがでしょうか。
