総務の一大イベント、オフィス移転。社員は新しいオフィスで働けることを楽しみにしているもの。しかし、オフィスの移転は簡単ではありません。モノの引越し作業や関係省庁への届出など、大量の業務があります。さらにはオフィス移転自体が初めてという総務担当者も多いのではないでしょうか。

そのため、オフィスの移転が決定した時、総務担当者は、何から手をつけていいか？　タスクや手続きの抜けもれがないか？　と不安になることがあると思います。

今回は、オフィスの移転にともなう総務タスク一覧と、総務タスクの中でも煩雑な関係省庁への届出について、まとめてご紹介します。PDFの巻末には一覧表も掲載していますので、ぜひ机や壁に貼ってご活用ください！

オフィス移転にともなう総務タスク一覧

新オフィスのルールの作成から、名刺や封筒の住所変更などの庶務業務まで、総務担当の仕事はたくさんあります。オフィス移転にともなう総務の仕事を見てみましょう。

【付録1】オフィスの移転タスク一覧表

新オフィス移転が決まったら、最初にやる！タスク一覧

【表1】旧オフィスおよび移転先オフィス関連タスク一覧

社内ルールは新オフィスに移転する前に考えておきましょう。事前にどのようなルールが必要かを考え、策定し、移転当日から社内に通知できるとベスト。駐車場や郵便物、ゴミの分別のような細かい点についても確認する必要があります。

新オフィスに移転後、快適に業務をスタートするためのタスク一覧

【表2】働く環境づくりタスク一覧

リース・レンタル設備で移転直前まで使用するものなどは注意！　また、電気・空調や電話、通信設備も無くては仕事にならないので、引越し前後で業務に滞りが出ないよう調整しましょう。

その他、新住所の名刺や挨拶文作成など、オフィス移転に関わる業務一覧

【表3】庶務タスク一覧

印刷物のデザイン決めや宛先作成は、印刷業者とのやりとりもあり、想像以上に時間がかかるもの。移転直前は慌ただしくなるため、余裕をもって準備しておくことが必要です。特に名刺や封筒などの印刷物は、移転当日から使用できる状態にしておきましょう。

社員への工程通知から実作業までの業務一覧

【表4】引越しの実作業タスク一覧

従業員が梱包作業を直前までやってくれない、というケースはよくあること。引越し説明会で、従業員１人ひとりに協力をお願いしましょう。またスムーズな移転のためにも、移転直前日の業務終了時間の周知は何度もリマインドしておくことが必要です。

営業が外出先からなかなか帰ってこないなど、個人の荷物がいつまでたっても片づけられないことはよくあります。部門長とも相談して予定日までに個人荷物を整理してもらいましょう。片づけの際は大量のごみが出ます。廃棄場所を社員に周知することもあとで総務の仕事を減らす工夫の一つです。

時期や手続き方法に要注意！各種転送・住所変更手続き

【表5】新住所への転送・住所変更手続き一覧

郵便物の転送開始は手続き完了より最大1週間を要するため、早めに変更届を出しておく必要があります。インターネットでの手続きも可能です。銀行への住所変更手続きは、登記簿謄本が必要となるため、移転後法務局に移転登記申請書を提出してから手続きしましょう。

————————————————————————–

PDFには貼って活用できるリストがついています！

オフィスの引っ越しについてもっと詳しく知るには

オフィスの引っ越しについて総務として準備しておくべきことや机に貼って使えるリストもPDFに掲載しています。

ぜひ下記よりダウンロードしてご覧ください！